محدود متن فائلوں کو ایکسل اسپریڈشیٹ میں کیسے تبدیل کیا جائے۔

ایک وقت آئے گا جب آپ کو دوسری قسم کی فائلوں میں محفوظ ہر قسم کی معلومات سے نمٹنا ہوگا اور اسے سامنے لانا ہوگا۔ مائیکروسافٹ ایکسل۔ . آپ ہمیشہ موجود ٹیکسٹ فائل سے بھاگ نہیں سکتے۔ میں شرط لگاتا ہوں کہ آپ ان میں سے ہر روز تلاش کریں گے۔

یہاں روزمرہ کی چند مثالیں ہیں:

فروخت یا مصنوعات کی معلومات کا ایکسل تجزیہ جو ٹیکسٹ فائل میں محفوظ ہے۔
دو مختلف سافٹ وئیر کے درمیان ڈیٹا کا تبادلہ (شاید ، ڈیٹا بیس سے سپریڈ شیٹ تک)۔
نام ، پتے ، اور ای میل آئی ڈی ایک ای میل پروگرام میں محفوظ ہے (جیسے مائیکروسافٹ آؤٹ لک سے ایکسل میں برآمد کریں۔ ).

مائیکروسافٹ ایکسل آپ کو ڈیٹا کے بیرونی ذرائع سے منسلک کرنے کے لیے تمام ٹولز فراہم کرتا ہے۔ آئیے حد بندی شدہ ٹیکسٹ فائلوں کے بارے میں بات کرتے ہیں۔

یہ ایک محدود ٹیکسٹ فائل ہے۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، پہلے اور آخری نام ، وہ کمپنیاں جن کے لیے وہ کام کرتے ہیں اور دیگر تفصیلات کوما سے الگ کیے جاتے ہیں۔ یہ کوما حد بندی ٹیکسٹ فائل کسی بھی ٹیکسٹ ایڈیٹر میں تخلیق کرنا آسان ہے۔

ابھی ، یہ مفید نہیں ہے۔ اسے ایک اسپریڈشیٹ میں لائیں اور آپ مزید پیشہ ورانہ دستاویز بنا سکتے ہیں۔

مثال کے طور پر ، آپ ڈپلیکیٹ ڈیٹا کو آسانی سے دیکھ سکتے ہیں اور انہیں ہٹا سکتے ہیں۔ پھر ، آپ کر سکتے ہیں۔ لیبل اور میل انضمام بنانے کے لیے اسپریڈشیٹ کا استعمال کریں۔ اگر پتے بھی ڈیٹا کا حصہ ہیں۔

یہاں بنیادی خیال یہ ہے کہ ٹیکسٹ فائل سے معلومات درآمد کریں اور اپنی معلومات کے مختلف ٹکڑوں کو الگ الگ کالموں میں تقسیم کریں اور ہر کالم کو مناسب ہیڈر کے ساتھ نام دیں۔

آئیے ایک حد بندی ٹیکسٹ فائل کو مزید تفصیل سے دیکھیں۔

ڈیلیمیٹڈ ٹیکسٹ فائلوں کی 3 مختلف اقسام۔

تین اقسام کی حد بندی شدہ فائلیں ہیں جس پر منحصر ہے کہ آپ ہر قدر کو کس طرح الگ کرتے ہیں۔ کسی بھی کردار کو فائل میں انفرادی اندراجات کو الگ کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔

مثال کے طور پر: پائپ (|) یا ایک سادہ جگہ۔ آپ ان تینوں کو ہر ایک متن کے اندراج کے درمیان حد سے جدا کرنے والے کی سب سے عام قسم پائیں گے۔

کوما سے الگ اقدار۔
ٹیب سے الگ اقدار۔
کالون نے اقدار کو الگ کر دیا۔

ٹیکسٹ ڈیلیمیٹر ہر ویلیو کو اگلے سے الگ رکھتا ہے۔ کوئی بھی قیمت جو ڈیلیمیٹر کی پیروی کرتی ہے اور ڈیلیمیٹر کے اگلے واقعے سے پہلے ہوتی ہے اسے ایک ویلیو کے طور پر درآمد کیا جاتا ہے۔ یاد رکھیں کہ تفویض کردہ ڈیلیمیٹر کے درمیان قدر میں ایک اور ڈیلیمیٹر کیریکٹر ہو سکتا ہے ، لیکن اس کے لیے کوٹیشن مارک (') یا ایک اپسٹروفی (') کی ضرورت ہوتی ہے۔

مبہم؟ اتنا زیادہ نہیں. آئیے دیکھتے ہیں کہ کس طرح ایک مثال کے ساتھ:

شہر اور ریاست کے ناموں والی ٹیکسٹ فائل میں ، کچھ اقدار ہو سکتی ہیں جیسے 'البانی ، نیو یارک'۔

مائیکروسافٹ ایکسل دو الفاظ کے درمیان کوما (،) کو ڈیلیمیٹر کے طور پر پڑھ سکتا ہے۔ شہر اور ملک کے ناموں کی طرح سلوک کرنا۔ ایک قدر اور انہیں درآمد کریں۔ ایک ایکسل سیل۔ ہمیں بطور ٹیکسٹ کوالیفائر ڈبل کوٹس یا apostrophe استعمال کرنا ہوگا۔ اگر کوئی حرف ٹیکسٹ کوالیفائر کے طور پر متعین نہیں کیا گیا ہے تو ، 'البانی ، NY' دو ملحقہ خلیوں میں البانی اور NY کے طور پر درآمد کیا جاتا ہے۔

مختصرا، ، کالم میں کسی بھی قدر کو بالکل ویسے ہی برقرار رکھنے کے لیے ، آپ قیمت کوٹیشن مارکس یا اپاسٹروفی میں شامل کر سکتے ہیں۔

جیسا کہ ہم ذیل میں دیکھیں گے ، مائیکروسافٹ ایکسل آپ کو درآمد کے عمل پر مکمل کنٹرول دیتا ہے اور سیلز کو بھرنے سے پہلے ڈیٹا کی شکل دیکھنے کے لیے ایک پیش نظارہ پین دیتا ہے۔

ڈیلیمیٹڈ ٹیکسٹ فائل سے اسپریڈشیٹ میں تبدیل کریں۔

بہت ہیں آن لائن کنورٹرز جو ایک خام CSV ٹیکسٹ فائل لے سکتا ہے اور ایک XLS اسپریڈشیٹ کو تھوک سکتا ہے۔ زمزار۔ اور تبدیل دو بہترین اوزار ہیں

لیکن آپ کو آن لائن کنورٹر تلاش کرنے کی ضرورت نہیں ہے کیونکہ مائیکروسافٹ ایکسل کی ایک مقامی خصوصیت ہے جو کام کو بہت بہتر کرتی ہے۔

آئیے ایک نمونہ CSV فائل لیں اور محدود ٹیکسٹ فائلوں کو اسپریڈشیٹ میں تبدیل کرنے کے اقدامات پر عمل کریں۔ نوٹ پیڈ فائل میں کوما سے الگ ہونے والی اقدار کے اوپر کا اسکرین شاٹ ایک اچھی مثال ہے۔

مائیکروسافٹ ایکسل اس الجھے ہوئے گڑبڑ کو صاف صفوں اور کالموں میں تبدیل کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔ اس کے بعد آپ اس پر کام کرنے کے لیے جا سکتے ہیں اور اسے ایک خوبصورت فارمیٹ شدہ رپورٹ میں تبدیل کر سکتے ہیں یا اسے پرنٹنگ کے لیے تیار کر سکتے ہیں۔

CSV فائل سے ایکسل اسپریڈشیٹ میں ڈیٹا لانے کے تین طریقے ہیں۔ پہلے آسان سے شروع کریں۔

طریقہ 1: خودکار درآمد

1. پر کلک کریں۔ فائل۔ ٹیب ، پھر کلک کریں۔ کھولیں .

2. وہ CSV فائل منتخب کریں جسے آپ کھولنا چاہتے ہیں۔ مائیکروسافٹ ایکسل ٹیکسٹ فائل کو خود بخود کھولتا ہے اور ڈیٹا کو ایک نئی ورک بک میں دکھاتا ہے۔

CSV فائل کھولنے کا یہ سب سے براہ راست (اور تیز ترین) راستہ ہے۔ مائیکروسافٹ ایکسل ڈیٹا کے ہر کالم کو پڑھنے اور درآمد کرنے کے لیے ڈیفالٹ ڈیٹا فارمیٹ سیٹنگ استعمال کرتا ہے۔ لیکن خودکار درآمد آپ کو وہ لچک نہیں دیتا جو آپ چاہتے ہیں۔

تو ، آئیے دوسرا طریقہ دیکھیں جو وزرڈ استعمال کرتا ہے۔

طریقہ 2: ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ کو بحال کریں۔

ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ آپ کو اس قابل بناتا ہے کہ آپ جس ڈیٹا کو درآمد کرنا چاہتے ہیں اس کی ساخت کو کنٹرول کریں۔ یہ خود بخود شروع ہوتا ہے جب آپ ٹیکسٹ فائلز درآمد کرتے ہیں (یعنی TXT ایکسٹینشن والی فائل)۔

مائیکروسافٹ ایکسل کھولیں اور ٹیکسٹ فائل پر براؤز کریں (یا CSV فائل کی توسیع کو TXT میں تبدیل کریں)۔

مائیکروسافٹ نے پرانے ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ کو ایکسل 365 اور 2016 (ورژن 1704 کے بعد) میں چھپایا۔ لیکن آپ ایکسل کے اختیارات سے ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ واپس لا سکتے ہیں۔

1. پر جائیں۔ فائل> اختیارات> ڈیٹا۔ .

2. نیچے سکرول کریں میراثی ڈیٹا امپورٹ وزرڈز دکھائیں۔ سیکشن

3. متن یا CSV فائلیں درآمد کرنے کے لیے ، منتخب کریں۔ متن سے (میراث) . کلک کریں۔ ٹھیک ہے اختیارات کو بند کرنے کے لیے۔

4. اب ، آپ ربن سے وزرڈ استعمال کرسکتے ہیں۔ کے پاس جاؤ ڈیٹا> ڈیٹا حاصل کریں> میراثی مددگار> متن سے (میراث) . براؤز کریں اور جس CSV فائل کو آپ درآمد کرنا چاہتے ہیں اسے کھولیں۔

اعداد و شمار کی شکل کو کنٹرول کرنے کے لیے یہ تین قدمی عمل استعمال کریں۔

مرحلہ نمبر 1

ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ پہلے مرحلے میں ایسا ہی لگتا ہے۔

منتخب کریں۔ حد بندی - جب ٹیکسٹ فائل میں آئٹمز ٹیبز ، کالونز ، سیمیکولنز ، اسپیسز ، یا دوسرے حروف سے الگ ہوتے ہیں۔

منتخب کریں۔ فکسڈ چوڑائی۔ - جب تمام اشیاء ایک جیسی لمبائی کی ہوں اور صفائی کے ساتھ خلائی الگ الگ کالموں میں۔

بعض اوقات ، خام ڈیٹا میں ہیڈر قطار ہوسکتی ہے۔ مثال کے طور پر:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

استعمال کریں۔ قطار میں درآمد شروع کریں۔ وہ قطار منتخب کرنے کے لیے جہاں سے درآمد شروع ہوگی۔

کی فائل کی اصل زیادہ تر معاملات میں اسے ڈیفالٹ پر چھوڑ دیا جا سکتا ہے۔

کی پیش نظارہ اقدار کو ظاہر کرتا ہے جیسا کہ وہ ظاہر ہوں گے جب وہ ورک شیٹ پر کالموں میں حد بند ہوجائیں گے۔

کلک کریں۔ اگلے .

مرحلہ 2

منتخب کیجئیے حد بندی کرنے والے۔ آپ کی فائل کے لیے (ہمارے معاملے میں کوما)۔ کسی اور کردار کے لیے ، چیک کریں۔ دیگر اور چھوٹے میدان میں کردار درج کریں۔ کی ڈیٹا کا پیش نظارہ۔ ونڈو آپ کو کالمر ڈیٹا کی ایک جھلک دیتا ہے۔

منتخب کریں لگاتار حد بندی کرنے والوں کو ایک سمجھو۔ چیک باکس اگر آپ کے ڈیٹا میں ڈیٹا فیلڈز کے درمیان ایک سے زیادہ کیریکٹر کا ڈیلیمیٹر ہے یا اگر آپ کے ڈیٹا میں ایک سے زیادہ کسٹم ڈیلیمیٹرز ہیں۔

مثال کے طور پر ، اس سے آپ کو ان فائلوں کو سنبھالنے میں مدد ملتی ہے جن میں کسی دوسرے ڈیلیمیٹر سے پہلے یا بعد میں اضافی جگہ ہو سکتی ہے۔ آپ جگہ کو دوسرے ڈیلیمیٹر کے طور پر پہچاننے اور اس باکس پر نشان لگانے میں مدد کر سکتے ہیں۔

کا استعمال کرتے ہیں ٹیکسٹ کوالیفائر ڈراپ ڈاؤن کریکٹر کو منتخب کریں جو آپ کی ٹیکسٹ فائل میں اقدار کو گھیرے ہوئے ہے۔ ہم نے پہلے بات کی تھی کہ کس طرح ایک ٹیکسٹ کوالیفائر آپ کو کچھ اقدار کو الگ الگ سیل کے بجائے ایک سیل میں درآمد کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔

کا استعمال کرتے ہیں ڈیٹا کا پیش نظارہ۔ ظہور چیک کرنے کے لیے کھڑکی

پر کلک کریں اگلے .

نوٹ: مقررہ چوڑائی کا ڈیٹا درآمد کرتے وقت وزرڈ کی سکرین بدل جاتی ہے۔

فون کو سننے سے کیسے روکا جائے۔

کی ڈیٹا کا پیش نظارہ۔ ونڈو کالم کی چوڑائی سیٹ کرنے میں آپ کی مدد کر سکتی ہے۔ کھڑکی پر اوپر والی بار کا استعمال کریں تاکہ کالم کا وقفہ عمودی لکیر سے ظاہر ہو۔ چوڑائی بڑھانے یا کم کرنے کے لیے کالم کا وقفہ گھسیٹیں۔ کالم بریک کو ہٹانے کے لیے ڈبل کلک کریں۔

مقررہ چوڑائی والی فائل میں ، فائل میں اقدار کو الگ کرنے کے لیے کوئی ڈیلیمیٹر استعمال نہیں کیا جاتا۔ ڈیٹا کو قطاروں اور کالموں میں ترتیب دیا گیا ہے ، فی قطار ایک اندراج کے ساتھ۔ ہر کالم کی ایک مقررہ چوڑائی ہوتی ہے ، جو حروف میں مخصوص ہوتی ہے ، جو اس بات کا تعین کرتی ہے کہ زیادہ سے زیادہ ڈیٹا اس کے پاس ہے۔

مرحلہ 3۔

اس اسکرین میں پیش نظارہ ونڈوز زیادہ اہم ہو جاتی ہیں کیونکہ آپ ڈیٹا کی شکل کو ٹھیک کر سکتے ہیں جو ہر فیلڈ میں جاتا ہے کالم ڈیٹا فارمیٹ . بطور ڈیفالٹ ، مائیکروسافٹ ایکسل جنرل فارمیٹ میں ڈیٹا درآمد کرتا ہے۔ پیش نظارہ ونڈو میں کالم منتخب کریں اور مناسب فارمیٹ سیٹ کریں۔

مثال کے طور پر ، آپ منتخب کر سکتے ہیں ...

متن ٹیکسٹ فیلڈز کے لیے
تاریخ اور تاریخ پر مشتمل کسی بھی کالم کے لیے تاریخ کی شکل۔
جنرل کرنسیوں کو ایکسل کرنسی فارمیٹ میں تبدیل کرنے کے لیے۔

کا استعمال کرتے ہیں اعلی درجے کی۔ اعشاریہ کی قسم اور اعداد کے اعداد کے لیے ہزار جگہ کے جداکار بتانے کے لیے بٹن۔

مثال کے طور پر ، اگر آپ 100،000 کو بطور 1،00،000 ظاہر کرنا چاہتے ہیں۔ ایکسل آپ کے کمپیوٹر کی علاقائی ترتیبات میں مقرر کردہ فارمیٹ کے مطابق نمبر دکھاتا ہے۔

کلک کریں۔ ختم . آخر میں ڈیٹا درآمد کریں۔ ڈائیلاگ باکس کھلتا ہے

اب اس کی زیادہ فکر نہ کریں۔ یہ آپ کو اسپریڈشیٹ میں ڈیٹا داخل کرنے یا بیرونی ڈیٹا بیس کے ساتھ کنکشن بنانے کے چند اختیارات فراہم کرتا ہے۔ موجودہ ورک شیٹ میں بطور ٹیبل متن کی حدود کو داخل کرنا پہلے سے طے شدہ ترتیب ہے۔

جب آپ کی CSV فائل آسان ہو تو 'پرانا' میراثی طریقہ اس کے بارے میں جانے کا بہترین طریقہ ہے۔ اگر نہیں ، تو اب ایک نیا طریقہ ہے جو کسی بھی ٹیکسٹ درآمد کی ضروریات کے لیے بل کو فٹ کر سکتا ہے۔

طریقہ 3: گیٹ اینڈ ٹرانسفارم ڈیٹا استعمال کریں۔

ڈیٹا ٹیب میں وہ تمام ٹولز شامل ہیں جو آپ کو بیرونی ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے درکار ہوں گے اور جس طرح آپ چاہتے ہیں اس کے مطابق برتاؤ کریں گے۔ مثال کے طور پر ، آپ ایک PivotTable رپورٹ بنا سکتے ہیں اور جب بھی بیرونی ڈیٹا تبدیل ہوتا ہے اسے ریفریش کر سکتے ہیں۔

یہ سادہ سی ایس وی فائلوں کے لیے ایک اوور کِل ہے ، لیکن آئیے آگے بڑھتے ہیں اور دیکھتے ہیں کہ ایکسل میں محدود ڈیٹا کے کالم کیسے لائے جاتے ہیں۔

1. ایک خالی ورک بک کھولیں۔

2. پر جائیں۔ ڈیٹا ربن پر ٹیب. پھر نیچے والے چھوٹے ڈراپ ڈاؤن تیر پر کلک کریں۔ ڈیٹا حاصل کریں۔ بٹن (میں ڈیٹا حاصل کریں اور تبدیل کریں۔ گروپ)۔ منتخب کریں۔ فائل سے> ٹیکسٹ/CSV سے۔ .

3. میں ٹیکسٹ فائل درآمد کریں۔ ڈائیلاگ باکس ، اپنے ڈیسک ٹاپ پر لوکیشن براؤز کریں اور CSV ٹیکسٹ فائل منتخب کریں جسے آپ درآمد کرنا چاہتے ہیں۔ ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ صفائی کے ساتھ ان آپشنز کے ساتھ ڈسپلے کیا گیا ہے جنہیں آپ اب منتخب کر سکتے ہیں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، آپ کریکٹر انکوڈنگ اور ڈیلیمیٹڈ کریکٹر کا انتخاب تبدیل کر سکتے ہیں یا اپنی مرضی کے مطابق ڈلیمیٹر داخل کر سکتے ہیں۔

ایکسل ڈیٹاسیٹ کی پہلی چند سو قطاروں کو بطور ڈیفالٹ تجزیہ کرکے ڈیلیمیٹر کا پتہ لگاتا ہے۔ آپ اسے تبدیل کر سکتے ہیں اور ایکسل کو پورے ڈیٹاسیٹ کے ساتھ بھی کام کرنے دیں۔ اگر آپ کے پاس لاکھوں ریکارڈ درآمد کرنے ہیں تو اس کی سفارش نہیں کی جاتی ہے۔

4. پر کلک کریں۔ بوجھ اپنے ڈیٹا کو ایک نئی خوبصورت ورک شیٹ میں درآمد کرنے کے لیے بٹن۔

5. جب بھی آپ ایکسل میں ڈیٹا درآمد کرتے ہیں ، ایک ڈیٹا کنکشن بنایا جاتا ہے۔ آپ سوالات چلا سکتے ہیں اور ورک شیٹ کو بیرونی ماخذ سے جوڑ سکتے ہیں۔ اصل سورس ڈیٹا میں کوئی بھی تبدیلی خود بخود ایکسل شیٹ میں اپ ڈیٹ ہو جائے گی۔

6. آپ جا کر اس کنکشن کو منسوخ کر سکتے ہیں۔ ڈیٹا> سوالات اور رابطے۔ سائیڈ پر پینل کھولنے کے لیے۔

دائیں کلک کریں اور منتخب کریں۔ حذف کریں۔ . یا ، ڈیٹا سورس کے فائل کے نام پر گھومیں اور دبائیں۔ حذف کریں۔ کھڑکی میں جو اوپر آتی ہے۔ اگر آپ کو یقین ہے تو ، پر کلک کریں۔ حذف کریں۔ دوبارہ.

ڈیٹا کو تبدیل کرنا اس ٹیوٹوریل کے دائرہ کار سے باہر ہے۔ تو میں آپ کو مائیکروسافٹ کی طرف بھیجوں گا۔ ایکسل میں گیٹ اینڈ ٹرانسفارم کے ساتھ شروعات کرنا۔ مزید مدد کے لیے سپورٹ پیج۔

ایکسل میں محدود فائلوں کے بہت سے استعمال

پہلے اور آخری ناموں کی فہرست کو الگ کرنے اور انہیں پرنٹنگ کے لیے تیار کرنے کی ضرورت ہے؟ منقسم ٹیکسٹ فائل کو ایکسل میں تبدیل کریں۔ آپ 1،048،576 قطاریں اور 16،384 کالم تک درآمد یا برآمد کر سکتے ہیں۔ اور حد بندی شدہ فائلوں کو تقریبا ہر جگہ سپورٹ کیا جاتا ہے۔ مندرجہ بالا تکنیکوں اور نیچے دی گئی تجاویز کے ساتھ ایکسل کو ٹائم سیور کے طور پر استعمال کریں یا سیکھیں۔ ایکسل سے نمبر یا متن کیسے نکالیں .

بانٹیں بانٹیں ٹویٹ ای میل۔ 6 قابل سماعت متبادل: بہترین مفت یا سستی آڈیو بک ایپس۔

اگر آپ کو آڈیو بکس کی ادائیگی پسند نہیں ہے تو ، یہاں کچھ زبردست ایپس ہیں جو آپ کو ان کو مفت اور قانونی طور پر سننے دیتی ہیں۔

اگلا پڑھیں۔ متعلقہ موضوعات۔

پیداوری
سپریڈ شیٹ
مائیکروسافٹ ایکسل۔
مائیکروسافٹ آفس 2016۔
مائیکروسافٹ آفس 2019۔

مصنف کے بارے میں سیکت باسو۔(1542 مضامین شائع ہوئے)

سیکت باسو انٹرنیٹ ، ونڈوز اور پیداواری صلاحیت کے ڈپٹی ایڈیٹر ہیں۔ ایک ایم بی اے اور دس سالہ طویل مارکیٹنگ کیریئر کو ختم کرنے کے بعد ، وہ اب دوسروں کی کہانی سنانے کی مہارت کو بہتر بنانے میں مدد کرنے کا شوق رکھتا ہے۔ وہ لاپتہ آکسفورڈ کوما کو تلاش کرتا ہے اور خراب اسکرین شاٹس سے نفرت کرتا ہے۔ لیکن فوٹوگرافی ، فوٹوشاپ اور پیداواری خیالات اس کی روح کو سکون دیتے ہیں۔

سیکت باسو سے مزید

ہماری نیوز لیٹر کو سبسکرائب کریں

ٹیک ٹپس ، جائزے ، مفت ای بکس ، اور خصوصی سودوں کے لیے ہمارے نیوز لیٹر میں شامل ہوں!

سبسکرائب کرنے کے لیے یہاں کلک کریں۔