Home-theater-designers
ہم ہر روز ای میل بھیجتے اور وصول کرتے ہیں۔ اس کے باوجود ، ہم شرمناک غلطیاں کرتے ہیں جنہیں ہم بالکل ختم نہیں کر سکتے۔ ' لہذا ، ایک مؤثر ای میل لکھنا جو آپ کے قارئین کے عمل کو برقرار رکھتا ہے جبکہ ہماری دنیا کے چیلنجوں کو ذہن میں رکھتے ہوئے مشکل ہوسکتا ہے۔
اس کو ذہن میں رکھتے ہوئے ، ہم نے چند ضروری قواعد مرتب کیے ہیں جو آپ کو لوگوں کو ای میل کرتے وقت جاننے کی ضرورت ہے۔ آسانی سے بہتر ای میلز لکھنے کے لیے ان آسان اصولوں پر عمل کریں۔
1. سلام اور سائن آف پر دوبارہ غور کریں۔
امید ہے کہ آپ ایک اچھا ہفتہ گزار رہے ہیں! ای میل شروع کرنے کا ایک شاندار طریقہ تھا۔ اب اور نہیں! کتنی غیر یقینی زندگی ہے اس پر غور کرتے ہوئے ، یہ لاپرواہ اور حد سے زیادہ الگ تھلگ ہوسکتا ہے۔
اسی طرح سائن آفز کے لیے جاتا ہے جیسے احترام ، نیک خواہشات ، یا چیئرز-جو پہلے بالکل ٹھیک کام کرتا تھا لیکن کبھی کبھی حقیقت سے ہٹ سکتا ہے۔
تو ، کیوں نہ اسے سادہ اور حقیقی رکھا جائے؟ سائن آف کے لیے جائیں جیسے محفوظ رہیں ، خیال رکھیں ، یا مخلص۔ جہاں تک سلام کی بات ہے ، امید ہے کہ سب ٹھیک ہو گا یا امید ہے کہ آپ اور آپ کے پیارے محفوظ رہیں گے۔
2. ایک واضح سبجیکٹ لائن شامل کریں۔
ای میل کا یہ اصول اتنا ہی پرانا ہے جتنا کہ خود ای میل۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ لوگ اکثر فیصلہ کرتے ہیں کہ آیا وہ موضوع لائن کی بنیاد پر ای میل کھولیں گے یا نہیں۔
آن لائن ہمارے تمام کاموں کے ساتھ ، جو اہم ہے اسے ترجیح دینے کی ضرورت ہے اور جو نہیں ہے اسے نظر انداز کرنے کی ضرورت ہے۔ لہذا ، اگر آپ ابھی بھی موضوع کی لائن کو خالی چھوڑ رہے ہیں تو ، امکان ہے کہ آپ کا ای میل نظر انداز کر دیا جائے گا۔
مثالی موضوع لائن میں 10 سے کم الفاظ ہیں۔ ایک ایسا انتخاب کریں جو آپ کے خدشات کو دور کرے اور ای میل کے بارے میں بتائے۔ ایوی ایشن پروجیکٹ کے لیے تجویز ، میٹنگ ری شیڈول ، یا آپ کے پریزنٹیشن کے بارے میں فوری سوالات کچھ اچھے مضمون کی مثالیں ہیں جن سے آپ اشارہ لے سکتے ہیں۔
3. پیشہ ورانہ دستخط استعمال کریں۔
پہلے سے طے شدہ دستخطی بلاک ہے جسے آپ اپنے تمام ذاتی آلات پر ای میلز کا جواب دینے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ اس میں آپ کا نام ، آپ کی کمپنی کا عنوان اور آپ کی رابطہ کی معلومات ہونی چاہئیں۔
اس سے آپ کے وصول کنندہ کو اچھا اندازہ ہوتا ہے کہ آپ کون ہیں اور ضرورت پڑنے پر آپ سے کیسے رابطہ کریں۔ جب بات آپ کے پیشہ ورانہ دستخط کے فونٹ اور سائز کی ہو تو یقینی بنائیں کہ یہ باقی ای میل کی طرح ہے۔
نیز ، اپنی ای میلز کو اعتماد کے ساتھ ختم کریں۔ لیکن اقوال یا ذاتی تفصیلات کے ساتھ آگے نہ بڑھیں۔
اپنا تعارف کروائیں اگر آپ پہلی بار عملی طور پر مل رہے ہیں۔
ہم سب ایسے حالات سے دوچار ہیں جہاں ہمیں کسی ایسے شخص کو ای میل کرنا پڑا جس سے ہم نہیں ملے۔ کسی اجنبی سے ای میل لینا عجیب ہو سکتا ہے۔ اور یہ اسے ہلکے سے ڈال رہا ہے۔
تو ، ای میل وصول کنندہ سے اپنا تعارف کرانے میں ایک منٹ لگائیں۔ سیاق و سباق اہم ہے ، اور پہلے تاثرات اب بھی اہم ہیں۔ تو ، ایک لائن شامل کریں ، ہیلو! یہ ٹریسی ہے Multiseon Pvt. لمیٹڈ ، اور میں ای میل کر رہا ہوں کیونکہ آپ نے ہماری الیکٹرانک مصنوعات خریدنے میں اپنی دلچسپی کا اظہار کیا ہے۔
یا ، جب آپ کو ای میل کے ذریعے کسی سے تعارف کرایا جا رہا ہو ، تو آپ انہیں ایک لائن یہ بھی کہہ سکتے ہیں کہ ان سے ای میل کرنا کتنا پیارا ہے۔
5. ہمدردانہ ای میلز لکھیں۔
ہم اس کی اہمیت پر زور نہیں دے سکتے۔ زندگی مشکل ہے. سب سے زیادہ ، یہ بہت زیادہ غیر یقینی ہے۔
کیا وہ ایک ڈیڈ لائن سے محروم ہوئے؟ کیا وہ اس شیڈول گوگل میٹنگ میں شامل نہیں ہوئے؟ اس سے پہلے کہ آپ ایک سخت ای میل بھیجیں - رکیں اور اس کے ذریعے سوچیں۔ اگر طبی ایمرجنسی ہو تو کیا ہوگا؟
لہذا ، ہمدرد بنیں اور پوچھیں کہ کیا ان کے ساتھ سب کچھ ٹھیک ہے۔ ایک ای میل جیسا کہ ہم نے آج کی میٹنگ میں آپ کو یاد کیا۔ صرف چیک کرنے کے لیے سب کچھ ٹھیک ہے۔ ایسے تعلقات استوار کر سکتے ہیں جو وقت کی کسوٹی پر کھڑے ہوں۔
6. سکیڑیں/سائز تبدیل کریں اور منسلکات کو نام دیں جب آپ کر سکتے ہیں۔
ہم اس ای میل اصول کے بارے میں زیادہ بات نہیں کرتے کیونکہ جب بڑے اٹیچمنٹ بھیجتے ہیں تو ہم خود بخود فرض کر لیتے ہیں کہ ہمارے وصول کنندہ کے پاس کافی جگہ ہے۔ بڑی فائلیں ڈاؤنلوڈ ہونے میں زیادہ وقت لیتی ہیں اور کچھ ہی وقت میں پریشان کن ہو سکتی ہیں۔
لہذا ، ان کو سکیڑیں یا ان کا سائز تبدیل کریں۔ اگر آپ ایک ساتھ بہت سی فائلیں شیئر کر رہے ہیں تو ، ایک شائستہ نوٹ شامل کرنا ایک اچھا عمل ہے جو بتاتا ہے کہ منسلکات کس چیز کے لیے ہیں۔
نیز ، اپنے اٹیچمنٹ بھیجنے سے پہلے ان کا نام لیں۔ اپنا CV بھیج رہے ہیں؟ فائل کا نام Tracy_Mackenzie_CV رکھیں اور دائیں پاؤں سے شروع کریں۔
7. ای میل کو ایک اور فوری پیغام رسانی ایپ کے طور پر استعمال نہ کریں۔
ہم سب کو فوری پیغام رسانی کی وجہ یہ ہے کہ یہ فوری ہے۔
لیکن جب آپ ان دونوں کو ملا دیتے ہیں اور ای میل کو فوری پیغام رسانی کے متبادل کے طور پر استعمال کرتے ہیں تو آپ کو پریشان کن اور غیر پیشہ ور ہونے کا خطرہ ہوتا ہے۔
لہذا ، آپ کو معلوم ہونا چاہیے کہ ای میل کب بھیجنی ہے اور دوسرے کے ساتھ کب اس پر عمل کرنا ہے۔ بہت زیادہ فالو اپ ای میل بھیجنے کی غلطی نہ کریں کیونکہ وہ گھر سے کام کر رہے ہوں گے۔ کسی کو فون نہ کریں اور نہ ہی ان سے ای میل چیک کرنے کو کہیں۔
اگر یہ فوری ہے تو ، مواصلات کا دوسرا طریقہ استعمال کریں۔
8. شفا کے لیے مزاح کا استعمال کریں ، لیکن کم سے کم۔
اگرچہ بہت سے لوگ ان غیر معمولی اوقات میں مزاج کو ہلکا کرنے کے لیے مزاح استعمال کر رہے ہیں ، لیکن ای میلز میں مزاح کے استعمال میں مسئلہ یہ ہے کہ یہ الٹ سکتا ہے۔
اگر آپ ای میل میں مزاح استعمال کرنا چاہتے ہیں تو ایسا صرف اس صورت میں کریں جب آپ اس شخص کو اچھی طرح جانتے ہوں۔ اگر کوئی سنگین صورتحال میں ہے تو آپ بے عزتی یا بدتمیزی نہیں کرنا چاہتے ہیں۔ اس کے علاوہ ، جو مضحکہ خیز لگتا ہے وہ مضحکہ خیز نہیں پڑھ سکتا ہے۔
عقلمندوں کے لیے کلام: اگر آپ کو شک ہے تو بہتر ہے کہ اسے چھوڑ دیں۔
آفس سے باہر جوابات مرتب کریں اور اپنے کام کی زندگی کے توازن کو بہتر بنائیں۔
ان دنوں لوگوں کو ای میل کرتے وقت ، آپ کو گھنٹوں کا بھی خیال رکھنا چاہیے۔ گھر سے کام کرنے کے طرز زندگی کی وجہ سے ، کام اور ہماری ذاتی زندگی کے درمیان حدود دھندلا گئی ہیں۔ دفتر سے باہر کے جوابات کو سمجھنا آسان ہوتا ہے جب کوئی میٹنگ کے لیے دستیاب ہو یا ای میل کا جواب دے۔
2021 کو جاننے کے بغیر اسنیپ چیٹ کا اسکرین شاٹ کیسے لیں۔
اپنے ای میل کلائنٹ کی ترتیبات پر نظر ڈالیں اور آٹو ریسپونڈرز کو ترتیب دیں جب آپ دور ہوں یا اپنی میز پر نہ ہوں۔ مثال کے طور پر ، جی میل اسے ویکیشن ریسپونڈر کہتا ہے ، جبکہ مائیکروسافٹ آؤٹ لک آؤٹ آف آفس جوابات استعمال کرتا ہے۔
ہمیں امید ہے کہ مؤثر ای میلز لکھنے کے یہ سنہری اصول اور صحیح ای میل کی عادات آپ کو وقت بچانے اور صحیح جوابات تیار کرنے میں مدد دیتی ہیں۔
بانٹیں بانٹیں ٹویٹ ای میل۔ بہتر ای میل اور ٹیکسٹ کمیونیکیشن کے لیے ان 6 غلطیوں سے بچیں۔غلطیوں سے بچ کر اپنی مواصلات کی مہارت کو بہتر بنائیں جیسے بہت زیادہ ایموجیز استعمال کرنا یا تمام کیپس میں ٹائپ کرنا۔
اگلا پڑھیں۔ متعلقہ موضوعات۔- پیداوری
- ای میل ٹپس۔
گارگی ایک مصنف ، کہانی کار اور محقق ہیں۔ وہ ملکوں اور صنعتوں کے گاہکوں کے لیے انٹرنیٹ کی ہر چیز پر زبردست مواد کے ٹکڑے لکھنے میں مہارت رکھتی ہے۔ وہ ایڈیٹرنگ اور پبلشنگ میں ڈپلومہ کے ساتھ لٹریچر پوسٹ گریجویٹ ہیں۔ باہر کام ، وہ ٹی ای ڈی ایکس شوز اور لٹریچر فیسٹیولز کی میزبانی کرتی ہے۔ ایک مثالی دنیا میں ، وہ ہمیشہ پہاڑوں کی طرف جانے سے ایک منٹ کی دوری پر ہے۔
گارگی گھوشال سے مزیدہماری نیوز لیٹر کو سبسکرائب کریں
ٹیک ٹپس ، جائزے ، مفت ای بکس ، اور خصوصی سودوں کے لیے ہمارے نیوز لیٹر میں شامل ہوں!
سبسکرائب کرنے کے لیے یہاں کلک کریں۔