پیشہ ورانہ ای میل کو ختم کرنے کا بہترین طریقہ۔

ای میلز جدید زندگی کا ناگزیر حصہ ہیں۔ چاہے آپ کاروبار یا نوکری کی تلاش کے لیے ای میل بھیج رہے ہو ، حقیقت یہ ہے کہ آپ کو روزانہ یا یہاں تک کہ گھنٹہ کی بنیاد پر ان سے نمٹنے کی ضرورت ہوگی۔

اس کی وجہ سے ، آپ کو ای میل بھیجنے کے طریقوں میں دیکھ بھال اور وقت ڈالنے کی ضرورت ہے۔ پھر ، آپ کو یہ بھی سوچنا ہوگا کہ ای میل کو کیسے ختم کیا جائے۔

یہ بہترین ای میل سائن آف ہیں جو آپ اپنے مواصلات کو پیشہ ور رکھنے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ ہم اس بارے میں بھی بات کریں گے کہ اگر آپ کاروبار کے لیے کوئی بھیج رہے ہیں تو ای میل دستخط رکھنا اتنا ضروری کیوں ہے۔

ونڈوز 10 بلوٹ ویئر کو کیسے ہٹایا جائے۔

1. آپ کو ایک اچھا ای میل ختم کرنے کی ضرورت کیوں ہے۔

آپ کو ایک اچھے ای میل کے اختتام کی ضرورت ہے اس کی کچھ وجوہات ہیں:

مناسب سائن آف نہ کرنا بدتمیزی یا حد سے زیادہ آرام دہ ہو سکتا ہے۔
اگر آپ کسی کو کاروبار کے لیے ای میل کر رہے ہیں تو آپ اس شخص کو متاثر کرنا چاہتے ہیں کہ آپ پیشہ ور ہیں۔
اگر آپ کسی کمپنی کو نوکری کی پوسٹنگ کے بارے میں ای میل کر رہے ہیں تو ، اس بات کا زیادہ امکان ہے کہ آپ کا ای میل مناسب ہائرنگ مینیجر کو بھیج دیا جائے۔ آپ ان تیسرے فریقوں کو متاثر کرنا چاہتے ہیں کہ آپ بھی پیشہ ور ہیں۔

ایک اچھا ای میل سائن آف اس ای میل کا جواب ملنے کے امکانات کو بھی بڑھا سکتا ہے۔ ایک کال ٹو ایکشن --- جیسے 'میرا ریزیومے پڑھنے کے لیے وقت نکالنے کے لیے آپ کا شکریہ ، میں آپ سے سننے کا منتظر ہوں' --- فوری طور پر کام کر سکتا ہے۔

جب آپ سائن آف لکھ رہے ہیں تو ، ایک اچھا ای میل فارمیٹ پر مشتمل ہونا چاہیے:

ایک اختتامی لائن ، عام طور پر وہ جو کسی قسم کا شکریہ ادا کرتی ہے یا عمل کرنے کے لیے کال کرتی ہے۔
ایک اختتامی سلام ، جیسے 'نیک خواہشات ،' 'مخلص ،' یا 'احترام'۔ ای میل سائن آف کی قسم جو آپ استعمال کرتے ہیں اس کا انحصار ای میل کے سیاق و سباق پر ہے اور ای میل کا دھاگہ کتنا لمبا ہے۔
اختتامی سلام کے نیچے آپ کا پورا نام۔ اس سے یہ واضح ہو جائے گا کہ ای میل کون بھیج رہا ہے۔
آخر میں ، آپ کو اپنا ای میل دستخط رکھنا چاہیے ، جس میں آپ کی رابطہ کی معلومات ، ویب سائٹ کا لنک ، اور سماجی (اگر قابل اطلاق ہو) شامل ہونا چاہیے۔ یہی وجہ ہے کہ ای میل پڑھنے والا شخص تک پہنچنے کے اضافی طریقے جانتا ہے۔

نوٹ: اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ سوچتے ہیں کہ کس قسم کے ای میل دستخط آپ کے مواصلاتی انداز سے میل کھاتے ہیں۔ اختتامی ریمارکس کو پیشہ ورانہ مہارت اور لہجے کے لحاظ سے صورتحال کا آئینہ دار ہونا ہے۔ انہیں آپ اور آپ کی آواز کو بھی مستند لگانا ہے۔

2. ای میل سائن آف کی مختلف اقسام اور جب وہ مناسب ہوں۔

اس سے پہلے کہ آپ کسی ای میل کا قریب سے فیصلہ کریں ، سیاق و سباق کے اشارے استعمال کریں تاکہ معلوم کریں کہ آپ کو اپنے ای میل میں کس قسم کے لہجے کی ضرورت ہے۔

کیا یہ بالکل نیا کاروبار ہے جس سے آپ رابطہ کر رہے ہیں؟
کیا اسٹارٹ اپ بزنس میں بات چیت کا ایک آرام دہ طریقہ ہے؟
اگر یہ آرام دہ اور پرسکون نہیں ہے ، کیا یہ ایک پرانا ، اچھی طرح سے قائم کاروبار یا سروس ہے ، جیسے سرکاری دفتر؟
کیا آپ اس شخص کو جانتے ہیں جس سے آپ براہ راست رابطہ کر رہے ہیں؟
کیا آپ نے انہیں پہلے ای میل کیا ہے؟

مختلف قسم کے کاروباری اداروں کو مختلف قسم کے ای میلز کی ضرورت ہوتی ہے۔ پیشہ ورانہ طور پر کام کرنا ہمیشہ محفوظ رہتا ہے ، لیکن دوسری طرف ، آپ زیادہ سخت یا رابطے سے باہر ہونے کے خطرے کو نہیں چلانا چاہتے۔

آپ کو اپنے ای میل ختم ہونے کی لمبائی کے بارے میں بھی فیصلہ کرنے کی ضرورت ہے۔ مثال کے طور پر ، ایک تعارفی ای میل کے لیے مزید گہرائی سے کال کرنے کی ضرورت ہوگی۔ آپ کے ساتھیوں کے ساتھ ایک ای میل تھریڈ آرام دہ اور پرسکون ہوسکتا ہے۔

آئیے ای میل سائن آفس کے بارے میں بات کرتے ہیں ، اور صورتحال کے لحاظ سے ای میل کو کیسے ختم کریں۔

ایک ای میل کو ختم کرنے کے عام طریقے جو اچھی طرح کام کرتے ہیں۔

بہترین یا نیک خواہشات

لفظ 'بہترین' پر کوئی تغیر عام طور پر ایک محفوظ شرط ہے۔ یہ ایک عام ای میل سائن آف ہے اور آرام دہ اور پرسکون یا رسمی ترتیبات دونوں کے لیے مناسب ہے۔
تاہم ، کی طرف سے ایک مطالعہ بومرانگ نوٹ کیا کہ یہ جواب اوسط ردعمل کی شرح سے کم ہے۔ لہذا جب آپ 'نیک خواہشات' استعمال کر رہے ہیں تو اسے ذہن میں رکھیں۔

سیاق و سباق میں ، اس طرح کا ای میل بند ہونا اسی طرح پڑھے گا:

نیک خواہشات ، پورا نام۔

مخلص

ونڈوز 7 کے لیے بوٹ ایبل ڈسک بنائیں

'مخلص ای میل کو ختم کرنے کا ایک اور عام طریقہ ہے۔ یہ رسمی کاروباری حالات کے لیے اچھا کام کرتا ہے۔
جب آپ کسی کمپنی میں نئی ملازمت کے لیے درخواست دے رہے ہوں تو 'مخلص' ای میل کو ختم کرنے کا ایک اچھا طریقہ ہوگا۔ یہ اس بات کا اعادہ کرتا ہے کہ آپ پہنچنے کی خواہش میں مخلص ہیں۔
آپ اپنی امید میں بھی مخلص ہیں کہ آپ دوسرے شخص سے جواب سنیں گے۔ اس طرح ، یہ مستند کے طور پر سامنے آتا ہے۔

سیاق و سباق میں ، یہ ای میل قریب سے اسی طرح پڑھے گا:

مخلص ، مکمل نام۔

حوالے

'احترام' بہت سخت کے طور پر آنے کے خطرے کو چلاتا ہے. اگر آپ کسی کو رسمی کاروباری صورتحال میں ای میل کر رہے ہیں ، تاہم ، 'احترام' ٹھیک کام کرتا ہے۔

سیاق و سباق میں ، یہ ای میل قریب سے پڑھے گا:

احترام ، پورا نام۔

ای میل کو ختم کرنے کے دوسرے عام طریقے جو اچھی طرح کام کرتے ہیں:

احترام سے۔
بہت شکریہ۔
گرم خواہشات۔

ایک بار پھر ، خط و کتابت کے مزاج اور لہجے سے مماثل ہونا یاد رکھیں جب ای میل سائن آف کرنے کی بات آتی ہے جو بہترین کام کرتی ہے۔ یہ بیرونی عوامل آپ کی کامیابی کی شرح کو متاثر کریں گے۔

'چیئرز' پر ایک نوٹ

اگرچہ 'چیئرز' جواب حاصل کرنے کا ایک ممکنہ طریقہ ہے ، لیکن اس کی مجموعی تاثیر کے بارے میں متضاد اطلاعات بھی دکھائی دیتی ہیں۔

بنیادی طور پر ، 'چیئرز' بہت آرام دہ اور پرسکون ہوسکتا ہے ، خاص طور پر ایک تعارفی ای میل میں۔ اسے اپنے بولنے اور بات چیت کے انداز سے مماثل کرنا بھی بہتر ہے ، تاکہ اسے مستند کے طور پر پڑھا جائے۔

کام نہ کرنے والے ای میل کو ختم کرنے کے عمومی طریقے۔

ہمیں کچھ طریقے بتانے کی بھی ضرورت ہے کہ آپ اپنی ای میلز کو کبھی ختم نہ کریں۔

آپ کا دوست یا واقعی آپ کا۔

جب تک کہ یہ ذاتی ای میل نہ ہو اور دوسرے سرے کا فرد لفظی طور پر آپ کا دوست نہ ہو ، یہ ناپسندیدہ ہے۔ بیشتر کاروباری ترتیبات کے لیے 'آپ کا واقعی' بہت زیادہ غیر رسمی ہے۔

میرے آئی فون سے بھیجا گیا

اکثر آن لائن لطیفوں کے باسی اختتام کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے ، 'میرے آئی فون سے بھیجا گیا' ریفریجریٹر پر ایک ناقص سوچے جانے والے نوٹ کے جدید برابر ہے۔ یہ پیچیدہ اور آخری لمحہ لگتا ہے۔

خیال رکھنا

'خیال رکھنا' ای میل وصول کرنے والے میں پریشانی کا باعث بن سکتا ہے۔ کاروباری اندرونی۔ . اس کا مطلب یہ بھی ہوسکتا ہے کہ وصول کنندہ کے ساتھ کچھ غلط ہے ، ممکنہ طور پر صحت سے متعلق۔ اس سے ردعمل کی شرح کم ہوگی۔

3. ای میل کے دستخط کی اہمیت۔

جیسا کہ ہم نے اس مضمون کے آغاز میں ذکر کیا ہے ، ایک پیشہ ورانہ ای میل کے اختتام پر ایک ای میل دستخط منسلک ہونا چاہیے۔

ہم پہلے ہی بات کر چکے ہیں کہ آپ کو کیا شامل کرنا چاہیے۔ میں یہ دستخط ، لیکن ہم اس بات پر زور دینا چاہتے ہیں کہ دستخط اہم ہے کیونکہ یہ بنیادی طور پر آپ کا عوامی چہرہ ہے۔ اس طرح دوسرے لوگ آپ کے بارے میں اپنا پہلا تاثر قائم کریں گے ، خاص طور پر اگر آپ دور سے کام کر رہے ہوں۔

مجھے کسی کتاب کا نام یاد نہیں۔

ایک اچھے ای میل دستخط کے بارے میں سوچیں جیسے آپ چاہتے ہیں اس کام کے لیے ڈریسنگ۔ اس نوکری کے انٹرویو کے دوران آپ کو اپنا بہترین قدم آگے بڑھانے کی ضرورت ہے۔ سب سے بری چیز جو آپ کر سکتے ہیں وہ آپ کی ظاہری شکل یا رویے میں ، میلا کے طور پر آنا ہے۔

اپنے ای میلز کو اعتماد کے ساتھ ختم کریں۔

ای میلز ہماری پیشہ ورانہ زندگی کا ایک بڑا حصہ لیتی ہیں۔ بدقسمتی سے ، وہ ایسی چیز ہے جس سے ہمیں ہمیشہ نمٹنے کی ضرورت ہوگی۔ اگر آپ کے پاس اپنی ای میلز کے لیے ایک عام ٹیمپلیٹ ہے ، تاہم ، آپ انہیں جلد لکھ سکیں گے۔

اگر آپ موثر ای میلنگ کے بارے میں مزید جاننا چاہتے ہیں تو ، کامل پیشہ ورانہ ای میل لکھنے کے بارے میں کچھ نکات یہ ہیں۔

بانٹیں بانٹیں ٹویٹ ای میل۔ 6 قابل سماعت متبادل: بہترین مفت یا سستی آڈیو بک ایپس۔

اگر آپ آڈیو بکس کی ادائیگی پسند نہیں کرتے ہیں تو ، یہاں کچھ زبردست ایپس ہیں جو آپ کو ان کو مفت اور قانونی طور پر سننے دیتی ہیں۔

اگلا پڑھیں۔ متعلقہ موضوعات۔

انٹرنیٹ
پیداوری
ای میل ٹپس۔
آن لائن آداب۔
ای میل دستخط

مصنف کے بارے میں شیان ایڈلمیر۔(136 مضامین شائع ہوئے)

شیان کے پاس ڈیزائن میں بیچلر کی ڈگری اور پوڈ کاسٹنگ کا پس منظر ہے۔ اب ، وہ سینئر رائٹر اور 2 ڈی السٹریٹر کی حیثیت سے کام کرتی ہیں۔ وہ MakeUseOf کے لیے تخلیقی ٹیک ، تفریح اور پیداوری کا احاطہ کرتی ہیں۔

شیان ایڈلمائر سے مزید

ہماری نیوز لیٹر کو سبسکرائب کریں

ٹیک ٹپس ، جائزے ، مفت ای بکس ، اور خصوصی سودوں کے لیے ہمارے نیوز لیٹر میں شامل ہوں!

سبسکرائب کرنے کے لیے یہاں کلک کریں۔