7 آسان مراحل میں اپنی پہلی پروجیکٹ مینجمنٹ ٹائم لائن کیسے بنائیں۔

کیا آپ یہ سوچ رہے ہیں کہ آپ اپنے منصوبے کو کیسے انجام دیں گے؟ آپ کیسے شروع کرتے ہیں؟ کیا آپ ڈیڈ لائن کو پورا کریں گے؟ یہ پریشان کن خیالات آپ کے دماغ کو پار کر رہے ہیں۔ ان کی درستگی کے باوجود ، انہیں آپ کو سست نہیں کرنا چاہیے۔

صحیح ٹولز کا استعمال کرکے ، آپ اپنا پروجیکٹ مکمل کر سکتے ہیں۔ پروجیکٹ مینجمنٹ ٹائم لائن کا استعمال آپ کو اپنے پروجیکٹ کو جیتنے میں مدد دے سکتا ہے۔ یہ ٹول آپ کو اپنے پروجیکٹ کا نقشہ بنانے میں مدد کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ کے پاس واضح حکمت عملی ہے کہ آپ اس سے کیسے نمٹیں گے۔ آپ اس گائیڈ پر عمل کرکے اپنی پروجیکٹ مینجمنٹ ٹائم لائن بنا سکتے ہیں۔

1. ایک پراجیکٹ بریف کا مسودہ۔

اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کے پروجیکٹ میں سب ایک ہی صفحے پر ہیں ، پروجیکٹ کا مختصر مسودہ تیار کرکے شروع کریں۔ ایک پراجیکٹ بریف اس پروجیکٹ کا فوری خلاصہ ہے۔ اسے اپنے پروجیکٹ پلان کے کنڈینسڈ ورژن کے طور پر سوچیں۔ اسے سوالات کا جواب دینا چاہیے:

منصوبے کا مقصد کیا ہے؟
منصوبے کے اہداف کیا ہیں؟
اہم سنگ میل کیا ہیں؟
منصوبے کو مکمل کرنے میں کتنا وقت لگے گا؟
بجٹ کتنا ہے؟

اسے مختصر رکھیں تاکہ غیر ضروری تفصیلات کے ساتھ پراجیکٹ اسٹیک ہولڈرز کو مغلوب نہ کریں۔ یہ وہ دستاویز ہوگی جس کا آپ کے پروجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز اور پراجیکٹ ممبرز کثرت سے حوالہ دیتے ہیں جیسا کہ پروجیکٹ جاری ہے۔

2. کام کی خرابی کا ڈھانچہ بنائیں۔

اپنا پروجیکٹ مختصر بنانے کے بعد ، آپ کو اس منصوبے کو جاری رکھنے کے لیے ایکشن پلان بنانے کی ضرورت ہے۔ اس ایکشن پلان کو کام کی خرابی کا ڈھانچہ (WBS) کہا جاتا ہے۔ کسی پروجیکٹ کو مکمل کرنے کے لیے کی جانے والی ہر کارروائی کو لکھنے کے بجائے ، ڈبلیو بی ایس ڈیلیوریبلز اور سنگ میل پر مرکوز ہے۔ ڈبلیو بی ایس بنانے کے اصول یہ ہیں:

یہ کیسے معلوم کریں کہ آپ کو انسٹاگرام پر کس نے فالو کیا۔

100٪ اصول: تمام کام جو ڈبلیو بی ایس میں ہیں پروجیکٹ کے اہداف کو مکمل کرنے کے لیے 100 فیصد ضروری ہونا چاہیے۔ اس میں کوئی غیر متعلقہ یا فالتو کام نہیں ہونا چاہیے۔ پیرنٹ ٹاسک کو مکمل کرنے کے لیے سب ٹاسکس کی بھی 100 فیصد ضرورت ہوتی ہے۔
باہمی خصوصی: کسی بھی کام کا دو بار حساب نہ لیں۔ آپ پروجیکٹ کو مکمل کرنے کے لیے درکار وسائل کا حساب لگاتے وقت 100 فیصد اصول کی خلاف ورزی کریں گے اور غلط حساب لگائیں گے۔
نتائج ، اعمال نہیں: آپ کی بنیادی توجہ ڈیلیوریبلز پر ہونی چاہیے نہ کہ اعمال پر۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ مکان بنا رہے ہیں تو ایک ڈیلیوری ایبل بنیاد بنا رہا ہے۔ اس ڈیلیوریبل کے مراحل میں ایک سائٹ چننا ، کھدائی ، انسٹال کرنا ، اور فیلنگ سیل کرنا ہوگا۔ لہذا ، ان اعمال میں گم نہ ہوں ، بلکہ نتائج پر توجہ دیں ، جس کی بنیاد ہے۔
8/80 اصول: یہ قاعدہ کہتا ہے کہ کسی کام کو مکمل ہونے میں 8 گھنٹے سے کم وقت نہیں لینا چاہیے ، اور نہ ہی اسے 80 گھنٹے سے زیادہ وقت لینا چاہیے۔ اس قاعدے کو لاگو کرتے وقت ، اگر کام مکمل ہونے میں 80 گھنٹے سے زیادہ کا وقت لیتا ہے ، تو اسے مزید کم پیکیج میں تقسیم کریں۔
تفویض: آپ کو ایک مخصوص شخص یا ٹیم کو کوئی کام تفویض کرنا چاہیے۔ اگر آپ کا ڈبلیو بی ایس مکمل ہے تو ، افراد یا ٹیموں کے مابین کام کا اوورلیپ نہیں ہونا چاہئے۔

3. ایک ٹائم فریم بنائیں۔

ایک بار جب آپ اپنے کام کی خرابی کا ڈھانچہ بنا لیں ، ہر کام مکمل کرنے کے لیے وقت مختص کریں۔ کاموں کے لیے ، آپ خود نہیں کریں گے ، براہ راست اس شخص سے مشورہ کریں جو اسے کرے گا۔ ان سے پوچھیں کہ انہیں کام کرنے کی کیا ضرورت ہے اور انہیں کتنا وقت درکار ہے۔

ایسا کرتے وقت زیادہ پرامید نہ ہوں۔ کاموں کو کرنے کے لیے کافی وقت دینے اور پروجیکٹ کے مجموعی ٹائم فریم کے اندر رہنے کے درمیان توازن پیدا کریں۔ کسی بھی غیر متوقع حالات کے لیے کچھ وِگل روم کے لیے بھی اجازت دیں۔

4. انحصار میں شیڈول۔

اب آپ جانتے ہیں کہ ہر کام کو مکمل کرنے میں کتنا وقت لگتا ہے۔ لیکن ان کاموں کا کیا ہوگا جو ایک دوسرے پر منحصر ہیں؟ اسائنمنٹ کے اکثر کئی تسلسل ہوتے ہیں جو ایک دوسرے پر منحصر ہوتے ہیں۔

عام طور پر پراجیکٹ مینجمنٹ کی چار پروجیکٹ انحصار کی اقسام ہیں۔ یہ ہیں:

شروع سے ختم کریں۔ : دوسرا کام شروع ہونے سے پہلے پہلا کام مکمل ہونا ضروری ہے۔
ختم سے ختم۔ پہلا کام مکمل ہونے سے پہلے دوسرا کام مکمل نہیں ہو سکتا۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ کسی گھر کے لیے بجلی کی وائرنگ کر رہے ہیں تو آپ معائنہ تک تاریں نہیں بچھا سکتے۔
شروع سے شروع۔ : پہلا کام شروع ہونے سے پہلے پے در پے کام شروع نہیں ہو سکتے۔ مثال کے طور پر ، جب تک آپ کنکریٹ نہیں ڈالتے آپ کنکریٹ کا فرش برابر نہیں کر سکتے۔
شروع سے ختم۔ : دوسرا کام مکمل ہونے سے پہلے پہلا کام شروع کرنا ہوتا ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ نئے سافٹ وئیر کو اپ گریڈ کر رہے ہیں تو ، آپ پرانے سافٹ ویئر کو ختم کرنے سے پہلے نئے سافٹ ویئر کو انسٹال کرنا شروع کر دیں گے۔

لہذا ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ انحصار کی نوعیت کی شناخت کریں جو آپ کے ہاتھ میں ہے اور پھر ان پر کام کریں۔ کچھ حالات میں ، انحصار زیادہ پیچیدہ عمل ہوتے ہیں ، تو ایک فلو چارٹ بنائیں ، تیرنے والی گلیوں ، یا رنگین کوڈنگ سے آپ کو ان کو دیکھنے اور شناخت کرنے میں مدد ملتی ہے۔

5. ایک بیس ٹائم لائن بنائیں۔

اب وقت آگیا ہے کہ آپ اپنے پروجیکٹ کی ٹائم لائن کو دیکھیں۔ پراجیکٹ مینجمنٹ کے کئی ٹولز ہیں جنہیں آپ اپنی پروجیکٹ ٹائم لائن بنانے کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ کی زیادہ تر منصوبوں کے لیے جانا گینٹ چارٹ ہے۔ .

گینٹ چارٹ آپ کو اپنے پروجیکٹ کا ایک فوری سنیپ شاٹ دیتا ہے ، کاموں کی شروعات اور اختتامی تاریخیں ، اہم سنگ میل ، انحصار اور ہر کام کی تفویض۔ گینٹ کے چارٹ انٹرایکٹو ہیں اور ریئل ٹائم میں اپ ڈیٹ اور ایڈٹ کیے جا سکتے ہیں۔ دوسرے ٹائم لائن ٹولز جو آپ اپنی ٹائم لائن کی تعمیر اور انتظام کے لیے استعمال کر سکتے ہیں وہ ہیں تاریخی ٹائم لائن اور عمودی چارٹ ٹائم لائن۔

6. اسے باہر بھیجیں

تمام پروجیکٹ اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ ٹائم لائن شیئر کریں۔ اس پراجیکٹ کے لیے ایک واضح لائحہ عمل دیکھ کر انھیں خوشی ہوگی۔ وہ اس منصوبے میں کچھ چیزوں کو بہتر بنانے کے بارے میں تجاویز بھی دینا چاہیں گے۔ آراء کے لیے کھلے رہیں۔

7. ضرورت کے مطابق تبدیل کریں۔

ایک پروجیکٹ ایک زندہ چیز ہے اور یہ بدلتا اور ترقی کرتا رہے گا۔ یہ ضروری نہیں کہ کوئی بری چیز ہو۔ اس کا مطلب صرف یہ ہے کہ آپ کو ڈھالنا ہوگا کیونکہ حالات بدلتے رہتے ہیں۔

اچھی بات یہ ہے کہ جب آپ کے پاس پہلے سے ہی ٹائم لائن ہو تو آپ تبدیلی کو شامل کرنے کے لیے زیادہ بااختیار ہو جائیں گے۔ اس کے علاوہ ، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ پروجیکٹ کے تمام اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ ریئل ٹائم میں ہونے والی تبدیلیوں سے رابطہ کریں۔

اپنی پروجیکٹ مینجمنٹ ٹائم لائن بنانا

اپنی پہلی پروجیکٹ مینجمنٹ ٹائم لائن بنانا مشکل ہوسکتا ہے۔ تاہم ، مندرجہ بالا مراحل کے ساتھ ، آپ ایک پیچیدہ ٹائم لائن بنا سکتے ہیں اور اپنے منصوبے کو کامیابی سے پہنچا سکتے ہیں۔ لہذا ، مندرجہ بالا ہدایات پر عمل درآمد یقینی بنائیں اور ایک شاندار ٹائم لائن رکھیں۔

بانٹیں بانٹیں ٹویٹ ای میل۔ پراجیکٹ مینجمنٹ میں 9 عام غلطیاں (اور اس کے بجائے کیا کریں)

بڑے منصوبوں کو بدانتظامی کے بغیر یا بجٹ سے زیادہ مکمل کرنا چاہتے ہیں؟ ان غلطیوں سے بچنے میں آپ کی مدد کے لیے یہاں کچھ تجاویز ہیں۔

اگلا پڑھیں۔ متعلقہ موضوعات۔

پیداوری
کام کی ترتیب لگانا
تعاون کے اوزار
وقت کا انتظام

مصنف کے بارے میں ہلڈا منجوری۔(22 مضامین شائع ہوئے)

ہلڈا ایک آزاد ٹیک مصنف ہے ، اور نئی ٹیک اور اختراعات کو جاری رکھنا پسند کرتی ہے۔ وہ وقت بچانے اور کام کو آسان بنانے کے لیے نئی ہیکس تلاش کرنا بھی پسند کرتی ہے۔ اس کے فارغ وقت میں ، آپ اسے اپنے سبزیوں کے باغ کی طرف دیکھتے ہوئے دیکھیں گے۔

ونڈوز 10 ڈیل لیپ ٹاپ کی بورڈ کام نہیں کر رہا ہے۔

ہلڈا منجوری سے مزید

ہماری نیوز لیٹر کو سبسکرائب کریں

ٹیک ٹپس ، جائزے ، مفت ای بکس ، اور خصوصی سودوں کے لیے ہمارے نیوز لیٹر میں شامل ہوں!

سبسکرائب کرنے کے لیے یہاں کلک کریں۔