Home-theater-designers
1971 میں ، پہلی ای میل ایک کمپیوٹر سے دوسرے کمپیوٹر پر بھیجی گئی۔ ابھی، 269 ارب ای میلز۔ ہر روز بھیجے جاتے ہیں۔
یہ تصور کرنا ناممکن ہے کہ ان میں سے کتنی ای میلز غیر ضروری ہیں۔ کتنے ہی زیادہ الجھن کا باعث بنتے ہیں۔ ان کے وصول کنندگان کی مزید توجہ اور صبر کو جلا دینا۔
لیکن ایک بات یقینی ہے: اگر زیادہ لوگ ای میلز کا مؤثر طریقے سے جواب دینا شروع کردیں تو ہم سب اپنے ان باکسز کو تھوڑا کم مضبوطی سے جکڑ لیں گے اور ہماری ای میل کی پریشانی تھوڑی کم کمزور ہوگی۔
یہاں سب سے واضح حل صرف 'ان لائن جواب دینا' نہیں ہے بلکہ ان لائن جواب دینا ہے۔ مناسب طریقے سے . ان لائن جواب دینا وہ جگہ ہے جہاں آپ ای میل کے مرکزی حصے میں جواب دیتے ہیں ، بجائے اس کے کہ آپ اپنا ای میل شروع سے لکھتے ہیں۔
ان لائن جواب دینا وہ چیز ہے جو ہم میں سے بیشتر پہلے ہی وقتا فوقتا کرتے رہتے ہیں۔ لیکن ہمیں ان لائن جواب دینا چاہیے۔ دور اکثر اوقات یا بسا اوقات. اور ہمیں ان پیچیدہ ای میل تھریڈز کو منظم اور فالو کرنے میں آسان رکھنے کے لیے چند اصولوں کو ذہن میں رکھتے ہوئے ایسا کرنا چاہیے۔
ہم غلط ای میل کا جواب دے رہے ہیں۔
ان لائن جواب دینے کے برعکس وہی ہے جسے اکثر 'ٹاپ پوسٹنگ' کہا جاتا ہے۔ یہ وہ جگہ ہے جہاں آپ کسی ای میل کا جواب دیتے ہیں ، اور صرف ٹیکسٹ باکس کے اوپری حصے میں ٹائپنگ شروع کرتے ہیں۔ اس طرح آج ای میل کی اکثریت پر مشتمل ہے۔ لیکن جب تک آپ انتہائی سادہ ای میل گفتگو نہیں کر رہے ہیں ، ٹاپ پوسٹنگ ہر طرح کی پریشانیوں کا سبب بن سکتی ہے۔
سب سے پہلے ، جب اوپر کی پوسٹنگ ، اصل ای میل کا حوالہ دینا ایک بڑی پریشانی بن جاتی ہے ، جس میں ای میل کے بعد ای میل کے ذریعے گھومنا شامل ہوتا ہے تاکہ آپ جو ڈھونڈ رہے ہو اسے تلاش کریں۔ اس کے بعد آپ کو اس ای میل پر نیچے سکرول کرنا ہوگا جو آپ لکھ رہے ہیں شاید اس کی وضاحت کریں جو آپ نے ابھی پایا ہے ، سیاق و سباق سے ہٹ کر ، اور اکثر اہم نکات غائب ہیں۔
بعض اوقات ، ایک وصول کنندہ آپ کے ای میل کا جواب مکمل طور پر نئے ای میل تھریڈ میں دے سکتا ہے ، مطلب یہ ہے کہ آپ کی گفتگو اب دو یا زیادہ الگ تھریڈز میں ہو رہی ہے۔
اگر آپ گروپ گفتگو میں ہیں تو چیزیں اور بھی خراب ہو جاتی ہیں۔ اس بات پر نظر رکھنا کہ کون کیا ، کب ، اور کیا جوابات دیتا ہے۔ وہ جوابات تقریبا impossible ناممکن کارنامہ بن جاتے ہیں۔
ان لائن جواب دینا حل ہے۔
پھر ٹاپ پوسٹ کرنے کی بجائے ہمیں جواب دینا چاہیے۔ لائن میں - یعنی ، اصل ای میل پیغام کے اندر۔ آؤٹ لک اور ایپل میل میں ، جیسے ہی آپ جواب دیتے ہیں ، آپ اصل پیغام دیکھ سکتے ہیں۔ جی میل میں ، کمپوز اسکرین کے نچلے حصے میں صرف تین نقطوں کو دبائیں تاکہ گفتگو کو دکھایا جا سکے۔
ٹپ: جی میل میں اپنے جواب سے عمودی 'اقتباس' لائن کو ہٹانے کے لیے ، پوری ای میل کو اجاگر کریں ، پھر کلک کریں۔ انڈینٹ کم بٹن
ان لائن جواب دینے سے پیغامات کے بڑے پیمانے پر سکرول کرنے کی ضرورت کا مسئلہ حل ہو جاتا ہے کیونکہ اصل ای میل شامل ہے اور آپ کو اس گفتگو میں موصول ہونے والے تازہ ترین پیغام میں تلاش کے قابل ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ ہر چیز کو سیاق و سباق میں رکھا گیا ہے۔
اس کے علاوہ ، آپ کو دوسرے لوگوں کے جوابات کا خلاصہ کرنے میں وقت ضائع کرنے کی ضرورت نہیں ہے ، یا ای میلز کے کاپی پیسٹ کرنے کے لیے صرف اپنے جوابات کو معنی خیز بنانے کے لیے۔ ان لائن جوابات کے ساتھ ، ہر کسی کے لیے کسی بھی وقت واپس رجوع کرنے کے لیے سب کچھ موجود ہے۔
اور بہت سے لوگوں کو شامل کرنے والے دھاگوں کے لیے ، تمیز کرنا کہ کس نے کیا کہا ، اور کس کے جواب میں ، آسان ہے (اگر مناسب طریقے سے کیا جائے)۔
مناسب طریقے سے ان لائن جواب دینا۔
جب زیادہ تر لوگ ان لائن جواب دیتے ہیں تو ، وہ اپنے جوابات کو متن کے ساتھ لکھتے ہیں جس کا وہ جواب دینا چاہتے ہیں ، اور وہ اسے جرات مندانہ یا سرخ بنا دیتے ہیں۔
یہ مثالی سے بہت دور ہے۔ جیسے ہی کوئی سادہ متن میں ای میل کھولتا ہے ، وہ اس فارمیٹنگ کو نہیں دیکھ سکتا۔ اور جیسے ہی ایک دھاگے میں دو سے زیادہ لوگ ہوتے ہیں ، چیزیں تیزی سے گڑبڑ ہوسکتی ہیں۔
تو ، یہاں ایک فوری رہنما ہے۔ مناسب طریقے سے ان لائن جواب دینا جو توسیع پذیر ہے اور کم از کم الجھن کو برقرار رکھے گا۔
1. فارمیٹنگ پر بھروسہ نہ کریں۔
جیسا کہ ذکر کیا گیا ہے ، کچھ معاملات میں ایک وصول کنندہ آپ کو ای میل میں شامل کردہ فارمیٹنگ نہیں دیکھ سکتا ہے (مثال کے طور پر وہ سادہ متن کو ترجیح دے سکتے ہیں)۔ اگر کوئی رنگ اندھا ہے ، تو اسے کئی رنگوں والے تھریڈز پر عمل کرنا مشکل ہو سکتا ہے۔
لیول 3 کیش میموری لیول 1 اور لیول 2 کیش سے تیز ہے۔
ہر طرح سے ، ای میل کو اسکین کرتے وقت جوابات کو تلاش کرنا آسان بنانے کے لیے فارمیٹنگ کا استعمال کریں۔ لیکن بھروسہ نہ کریں۔ مکمل طور پر اس پر.
2. آپ کے نام کے ساتھ جوابات پیش کریں۔
فارمیٹنگ پر انحصار کرنے کے بجائے ، اپنے تمام جوابات کو اپنے نام کے ساتھ پیش کرنے کی عادت ڈالیں اور ، اگر آپ کو خاص طور پر منظم ہونے کی ضرورت ہو تو ، تاریخ۔ تمام وصول کنندگان سے ایسا کرنے کو کہیں۔
فی الحال ، جی میل میں ، آپ کے پاس دستی طور پر اپنا نام ٹائپ کرنے کے سوا کوئی چارہ نہیں ہے۔ ایپل میل ایپ کے لیے بھی یہی بات ہے۔
اگر آپ آؤٹ لک کا استعمال کرتے ہیں ، تاہم ، آپ کے جوابات کو خود بخود آپ کے نام کے ساتھ پیش کرنے کی ایک خصوصیت ہے۔ ایسا کرنے کے لیے جائیں۔ فائل> اختیارات> میل . پھر جائیں۔ جوابات اور آگے ، چیک کریں پیش لفظ کے ساتھ تبصرے۔ باکس ، اور ٹیکسٹ باکس میں اپنا نام ٹائپ کریں۔ جب آپ ای میل کے اندر جواب دیں گے تو آپ کا نام بریکٹ میں خود بخود ظاہر ہو جائے گا۔
میل برڈ۔ بطور ڈیفالٹ یہ آپشن بھی ہے۔
3. براہ کرم لائن بریکس استعمال کریں۔
جب بھی آپ ان لائن جواب دیتے ہیں ، یہ ایک نئی لائن پر ہونا چاہیے ، نہ کہ درمیانی جملہ یا پیراگراف کے آخر میں۔
اس سے دوسرے لوگوں کے لیے آپ کے تبصروں کا جواب دینا بہت آسان ہو جاتا ہے اور ہر نقطہ کے ارد گرد ہونے والی گفتگو کو زیادہ آسان بنایا جاتا ہے۔
4. انڈینٹ ملٹی لیول جوابات۔
جب ایک ای میل میں ایک سے زیادہ نکات پر توجہ دی جارہی ہے تو ، آپ کو ایک ہی پیغام میں ایک سے زیادہ تھریڈز ہو رہے ہوں گے۔
ان کو منظم رکھنے کے لیے ، آپ کو تھریڈڈ جوابات کو انڈینٹ کرنا چاہیے تاکہ یہ واضح ہو کہ کون سے تبصرے ہر نقطہ سے متعلق ہیں۔ مجھے ذاتی طور پر یہاں زاویہ بریکٹ (>) سب سے زیادہ بدیہی حروف کا استعمال کرتے ہوئے ملتا ہے ، کیونکہ بلٹ پوائنٹس سادہ ٹیکسٹ ای میلز میں ظاہر نہیں ہوسکتے ہیں۔
اس سے آپ کو یہ جاننے کی کوشش میں کافی بچت ہوگی کہ گفتگو کے کس حصے پر آپ کو توجہ دینے کی ضرورت ہے۔
5. آخری ریزورٹ: ایک بہتر ٹول استعمال کریں۔
کوئی بھی بہانہ نہیں کر رہا کہ ان لائن جوابات یہاں کا بہترین حل ہے۔ لیکن اگر آپ کے پاس ای میل استعمال کرنے کے علاوہ کوئی چارہ نہیں ہے تو ، ای میل لکھنے کے لیے وقت نکالیں جو موثر اور موثر ہیں۔ مذکورہ وجوہات کی بنیاد پر ، ان لائن جواب دینا منصوبوں کو جاری رکھنے کا بہترین طریقہ ہے۔ یہ ہر ایک کو ای میل کے دھاگوں میں ایک سے زیادہ بات چیت جاری رکھنے میں بھی مدد کرتا ہے بغیر ماضی کے ای میلز کی لمبی فہرستوں کو دیکھنے کے وقت ضائع کرنے کی۔
اگر آپ کو ان لائن جوابات بھی پیچیدہ ہوتے نظر آتے ہیں ، یا اگر آپ کے ساتھی ان لائن جواب دینے کی عادت نہیں ڈال سکتے ہیں ، تاہم ، یہ وقت آسکتا ہے کہ کوئی اور ٹول تلاش کریں۔
مواصلاتی اوزار جیسے۔ سست ، یامر۔ ، اور اکٹھ پیچیدہ ٹیم مواصلات کو آسان بنائیں۔ ای میل کے ساتھ جدوجہد جاری رکھنے کے بجائے ، اب وقت آ سکتا ہے کہ ان میں سے کسی ایک کو آزمائیں۔
مشہورکردو
جب آپ ان سادہ ان لائن جوابی قواعد کو اپناتے ہیں تو ، بہت سے وصول کنندگان اس ای میل کے رویے کی قدر کریں گے اور قدرتی طور پر آپ کے نقطہ نظر کی نقل کرنا شروع کردیں گے۔
اگر وہ قدرتی طور پر آپ کے سوچے سمجھے ای میلنگ کے آداب کو کاپی نہیں کرتے ہیں ، اگرچہ ، انہیں اس پر کھینچیں۔ انہیں یہ مضمون بھیجیں۔ بیان کریں کہ آپ انہیں کس طرح جواب دینا چاہتے ہیں ، اور وضاحت کریں کہ اس سے بہت سے غلط فہمی والے پیغامات ، ضائع ہونے والا وقت اور سیاق و سباق کا نقصان بچ جائے گا۔
واقعی کوئی کمی نہیں ہے۔
کیا آپ کو لگتا ہے کہ یہ قوانین پیچیدہ ای میل تھریڈز کے اوپر رہنے میں آپ کی مدد کریں گے؟ کیا کوئی اور ان لائن جواب دینے کی تجاویز ہیں جو آپ کے خیال میں مددگار ثابت ہوں گی؟
تصویری کریڈٹ: سانگوئیری/ ڈپازٹ فوٹو۔
بانٹیں بانٹیں ٹویٹ ای میل۔ متحرک تقریر کے لیے ایک ابتدائی رہنما۔متحرک تقریر ایک چیلنج ہوسکتی ہے۔ اگر آپ اپنے پروجیکٹ میں ڈائیلاگ شامل کرنا شروع کرنے کے لیے تیار ہیں تو ہم آپ کے لیے عمل کو توڑ دیں گے۔
اگلا پڑھیں۔ متعلقہ موضوعات۔- پیداوری
- جی میل
- ای میل ٹپس۔
- ایپل میل۔
- مائیکروسافٹ آؤٹ لک۔
روب نائٹنگیل نے یونیورسٹی آف یارک ، برطانیہ سے فلسفہ میں ڈگری حاصل کی ہے۔ انہوں نے پانچ سالوں سے سوشل میڈیا منیجر اور کنسلٹنٹ کی حیثیت سے کام کیا ہے جبکہ کئی ممالک میں ورکشاپس بھی دی ہیں۔ پچھلے دو سالوں سے ، روب ٹیکنالوجی کے مصنف بھی رہے ہیں ، اور MakeUseOf کے سوشل میڈیا منیجر ، اور نیوز لیٹر ایڈیٹر ہیں۔ آپ عام طور پر اسے دنیا کا سفر کرتے ہوئے ، ویڈیو ایڈیٹنگ سیکھتے ہوئے ، اور فوٹو گرافی کے ساتھ تجربہ کرتے ہوئے پائیں گے۔
روب نائٹنگیل سے مزید۔ہماری نیوز لیٹر کو سبسکرائب کریں
ٹیک ٹپس ، جائزے ، مفت ای بکس ، اور خصوصی سودوں کے لیے ہمارے نیوز لیٹر میں شامل ہوں!
آئی فون پر گیراج بینڈ کا استعمال کیسے کریںسبسکرائب کرنے کے لیے یہاں کلک کریں۔