Home-theater-designers
عمروں سے، دنیا بھر میں کاروباری اداروں اور کارپوریشنوں نے ایکسل کو انوینٹری مینجمنٹ ٹول کے طور پر استعمال کیا ہے۔ لیکن جیسا کہ بہت سے سرشار انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر متعارف کرائے گئے ہیں، اس کام کے لیے ایکسل کی قابل عملیت پر سوالیہ نشان ہے۔
وائی فائی کے پاس درست آئی پی ایڈریس نہیں ہے۔
اگرچہ ایکسل ایک انتہائی مفید پروگرام ہے، کیا یہ انوینٹری مینجمنٹ کے لیے کافی ہے؟ اس سوال کا جواب دینے کے لیے، آئیے ایکسل انوینٹری مینجمنٹ کا انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر سے موازنہ کریں۔
دن کی ویڈیو کا میک یوز
کیوں بہت سے کاروبار انوینٹری مینجمنٹ کے لیے ایکسل کا استعمال کرتے ہیں۔
ایکسل بنیادی طور پر ایک اسپریڈ شیٹ پروگرام ہے جو سیل گرڈز کا استعمال کرتا ہے تاکہ ڈیٹا کو تیزی سے اکٹھا کرنے، ترتیب دینے اور حساب کرنے میں مدد کرے۔ تاہم، یہ بنیادی ریاضی سے بالاتر ہے۔ ایکسل میں پراجیکٹ مینجمنٹ کے لیے ٹیمپلیٹس اور خصوصیات ہیں۔ ، اکاؤنٹنگ، پیشن گوئی، اور دیگر پیشہ ورانہ کام۔ یہی وجہ ہے کہ یہ بہت سے کاروباروں کی انوینٹری مینجمنٹ ایپ بھی ہے۔
ایکسل میں داخلے میں کم رکاوٹ ہے کیونکہ یہ اقتصادی ہے۔ آپ کو صرف Microsoft Office کے لیے لائسنس خریدنے کی ضرورت ہے، اور آپ جانے کے لیے تیار ہیں۔ یہی وجہ ہے کہ آپ اسٹارٹ اپس سے لے کر کارپوریشنز تک ہر ایک کو اسے استعمال کرتے ہوئے پائیں گے۔
مزید برآں، ایکسل انتہائی ورسٹائل ہے۔ آپ اسے اپنی منفرد ضروریات کے مطابق اپنی مرضی کے مطابق بنا سکتے ہیں اور میکرو، فارمولے اور ٹیمپلیٹس شامل کر سکتے ہیں۔ ایکسل کے ساتھ، آپ صرف بورنگ نمبروں تک ہی محدود نہیں ہیں۔ آپ کر سکتے ہیں۔ ایکسل میں طاقتور گراف اور چارٹ بنائیں ایک نظر میں ڈیٹا کو بصری طور پر پیش کرنے اور اس کا تجزیہ کرنے کے لیے۔
ایکسل میں انوینٹری مینجمنٹ کی 6 خرابیاں
اس میں کوئی شک نہیں کہ ایکسل متاثر کن خصوصیات پیش کرتا ہے جو اسٹارٹ اپس اور چھوٹے کاروبار اپنی انوینٹریز کو منظم کرنے کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ تاہم، جیسے جیسے کاروبار بڑھتے ہیں، انوینٹری مینجمنٹ ٹول کے طور پر Excel کی حدود کی وجہ سے مسائل پیدا ہوتے ہیں۔ یہاں اس کی کچھ حدود ہیں۔
1. وقت طلب عمل اور آٹومیشن کی کمی
بڑے کاروبار زیادہ وسیع انوینٹریوں سے نمٹتے ہیں، جن کا ایکسل میں دستی طور پر دستاویز ہونا ضروری ہے۔ ڈیٹا کو داخل کرنے اور اپ ڈیٹ کرنے سے لے کر ترتیب دینے اور جائزہ لینے تک، Excel انوینٹری کے انتظام میں کمپنی کو بہت زیادہ دستی مشقت اور وقت خرچ کرنا پڑتا ہے۔
ایک مثالی دنیا میں، آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا اسٹاک ایک خاص سطح پر گرنے کے بعد Excel آپ کو فوری طور پر پیش کرے تاکہ آپ دوبارہ ترتیب دے سکیں۔ بدقسمتی سے، ایکسل میں آٹومیشن کی کمی کی وجہ سے ایسا نہیں ہے۔
2. انسانی غلطیوں کے امکانات میں اضافہ
دستی ڈیٹا ان پٹ کے ساتھ ایک اور مسئلہ انسانی غلطیوں کا امکان ہے۔ اگرچہ اس طرح کی غلطیاں اکثر چھوٹے پیمانے پر قابل گریز ہوتی ہیں، لیکن متعدد ذرائع سے ڈیٹا کی بڑی آمد سے نمٹنے کے دوران انسانی غلطیاں تقریباً ناگزیر ہوتی ہیں۔
مثال کے طور پر، ایک غلط فارمولہ متعدد سیلز کو متاثر کر سکتا ہے، اگر پوری اسپریڈشیٹ نہیں، تو غلط رپورٹس کا باعث بنتی ہے۔ بظاہر بے ضرر، اس طرح کی غلطیاں اکثر غلط نتائج پیدا کر سکتی ہیں جس میں کمپنی کو لاکھوں ڈالر کا نقصان ہوتا ہے۔
ان غلطیوں کو ڈھونڈنا اور ٹھیک کرنا بالکل نیا بال گیم ہے۔ آپ ہزاروں ڈیٹا سیلز میں غائب کوما یا اعشاریہ پوائنٹ کیسے تلاش کرتے ہیں؟ یہاں تک کہ اگر آپ کو مسئلہ مل جاتا ہے، تو اسے اکثر متعدد خلیوں میں درست کیا جانا چاہیے، جس میں کئی گھنٹے لگ سکتے ہیں۔
3. ریئل ٹائم اپڈیٹس کی کمی
موثر انوینٹری مینجمنٹ تیز اور درست فیصلہ سازی کے لیے حقیقی وقت کے ڈیٹا کا مطالبہ کرتی ہے۔ تاہم، یہ Excel کے ساتھ ناممکن ہے کیونکہ آپ کو ہر کھیپ یا فروخت شدہ پروڈکٹ کے بعد اسپریڈشیٹ کو دستی طور پر اپ ڈیٹ کرنا ہوگا۔ یہاں تک کہ سب سے زیادہ پرعزم عملہ دستیاب اسٹاکس اور سپلائیز کے خواہشمند ہونے کے باوجود، آپ کا Excel ڈیٹا اکثر ایک قدم پیچھے رہ جاتا ہے۔
ریئل ٹائم اپ ڈیٹس کی کمی کی وجہ سے، کاروبار کو اکثر پرانے ڈیٹا کی بنیاد پر فیصلے کرنے پڑتے ہیں۔ اس سے کئی مسائل پیدا ہوسکتے ہیں، جیسے اوور اسٹاکنگ یا انڈر اسٹاکنگ۔
4. محدود تعاون
انوینٹری کے انتظام کے لیے موثر تعاون ضروری ہے کیونکہ یہ متعدد ذرائع سے ڈیٹا سے نمٹتا ہے۔ ایکسل میں ورک بک شیئرنگ، تبصرے، اور تھرڈ پارٹی ایڈ ان کے علاوہ تعاون کی چند خصوصیات ہیں۔ تاہم، انوینٹری ڈیٹا کو بیک وقت اپ ڈیٹ کرنا ایکسل میں ایک پریشانی ہے۔
5. سیکورٹی اور ڈیٹا کی تاریخ کا فقدان
کسی بھی کاروبار میں، متعدد اسٹیک ہولڈرز کو انوینٹری ڈیٹا کے مخصوص حصوں تک رسائی کی ضرورت ہوتی ہے۔ ایکسل کے ساتھ کام کرتے وقت یہ مسئلہ بن جاتا ہے کیونکہ یہ کردار پر مبنی رسائی کی پیشکش نہیں کرتا ہے۔ انوینٹری اسپریڈشیٹ تک رسائی رکھنے والا شخص یا تو مکمل طور پر اس تک رسائی حاصل کرسکتا ہے یا بالکل نہیں، کمپنی کی حساس معلومات کی حفاظت کرنا مشکل بنا دیتا ہے۔
اگرچہ آپ Excel میں تبدیلیوں کو ٹریک کر سکتے ہیں، یہ بڑی اور زیادہ پیچیدہ انوینٹری ڈیٹا سیٹ والی کمپنیوں کے لیے کافی نہیں ہے۔ یہ جاننا مشکل ہے کہ انوینٹری ڈیٹا میں تبدیلیاں کس نے کیں، کیا تبدیلیاں کی گئیں، اور وہ کب کی گئیں۔
اس طرح کی محدود آڈٹ ٹریل کسی کے لیے بھی دھوکہ دہی کی سرگرمیوں کو چھپانے کے لیے انوینٹری ڈیٹا کو تبدیل کرنا آسان بناتا ہے، جس سے انوینٹری ڈیٹا کی سالمیت داؤ پر لگ جاتی ہے۔
انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر پر کیوں سوئچ کریں؟
اگر آپ Excel کے ساتھ اپنی انوینٹری کا انتظام کرتے ہوئے مسائل کا سامنا کر رہے ہیں، تو اب وقت آگیا ہے کہ انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی طرف جائیں۔ ایکسل کے برعکس، یہ سافٹ ویئر خاص طور پر انوینٹری مینجمنٹ کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے اور بغیر کسی رکاوٹ کے انوینٹری مینجمنٹ کے تمام پہلوؤں کو یکجا کرتا ہے، جیسے سیلز چینلز، ری اسٹاکنگ، اور گودام۔
ون اسٹاپ حل پیش کرنے کے علاوہ، انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر جیسے Cin7 اور زوہو انوینٹری اطلاعات اور انتباہات کے ساتھ عمل کو خودکار بنائیں۔ وہ رپورٹنگ کی خصوصی خصوصیات فراہم کرتے ہیں جو فروخت کے رجحانات کی پیشن گوئی کرنے اور حقیقی وقت کے انوینٹری ڈیٹا کی مدد سے فیصلے کرنے میں مدد کرتے ہیں۔
مفت فلمیں چلائیں کوئی سائن اپ نہیں۔
ایکسل پر انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے 5 فوائد
تازہ ترین انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر ایکسل پر زبردست فوائد پیش کرتا ہے۔ یہ آٹومیشن اور اسکیل ایبلٹی کے مسائل کو ایکسل کے صارفین کو انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ساتھ بے کار بنا دیتا ہے۔
آئیے انوینٹری مینجمنٹ ایپس کے پیشہ کو دیکھتے ہیں یہ دیکھنے کے لیے کہ یہ کس طرح ایکسل سے بہتر کارکردگی کا مظاہرہ کرتی ہے۔
1. آٹومیشن کمپنی کے وقت اور وسائل کو بچاتا ہے۔
انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر RFID ٹیکنالوجی یا بارکوڈ سکینرز کا استعمال کرتے ہوئے انوینٹری مینجمنٹ کو خودکار کرتا ہے۔ یہ دوبارہ ترتیب دینے کو بھی خودکار کرتا ہے۔ ایک بار جب آپ کی انوینٹری کی سطح ایک خاص حد تک پہنچ جاتی ہے، خریداری کے آرڈر خود بخود تیار ہو جاتے ہیں، اوور اسٹاکنگ یا انڈر اسٹاکنگ کو روکتے ہیں۔
عمل کو خودکار بنانا چیزوں کو قابل انتظام بناتا ہے، جس سے کمپنی کے وقت اور وسائل کی بچت ہوتی ہے۔ یہ Excel سے ایک قدم اوپر ہے، جس سے آپ کے کاروبار کو حکمت عملی سے محفوظ شدہ وقت اور وسائل کو منافع پیدا کرنے کی کوششوں کے لیے تفویض کرنا بہت آسان بناتا ہے۔
2. مزید قابل اعتماد ڈیٹا
انوینٹری مینجمنٹ کے بیشتر پہلوؤں کو خودکار بنا کر، انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر انسانی غلطیوں کے امکانات کو کم کرتا ہے۔ یہ نہ صرف حاصل کردہ ڈیٹا کو زیادہ قابل اعتماد بناتا ہے، بلکہ یہ وقت اور وسائل کو بھی کم کرتا ہے بصورت دیگر آڈٹ کرنے اور غلطیوں کو ٹھیک کرنے پر خرچ ہوتا ہے۔
قابل اعتماد ڈیٹا کسی بھی کاروبار کی ترقی کے لیے انتہائی اہم درست پیشین گوئیوں کا ترجمہ کرتا ہے۔ درست اعداد و شمار کا تجزیہ کمپنیوں کو دوبارہ ترتیب دینے اور وسائل کی تقسیم، منافع کو بہتر بنانے اور اسکیل ایبلٹی کو فعال کرنے کے بارے میں باخبر فیصلے کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔
3. سسٹم کا انضمام ایک ہوا کا جھونکا بن جاتا ہے۔
انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر آپ کے کاروبار کے دیگر محکموں کے ساتھ ضم ہو سکتا ہے، جیسے خریداری، فروخت، اکاؤنٹس، وغیرہ۔ اس طرح کے ہموار انضمام کمپنیوں کو مختلف محکموں سے دستی طور پر ڈیٹا اکٹھا کرنے اور اسے ایکسل ورک بک میں یکجا کرنے سے بچاتا ہے۔
اسکیلنگ میں اکثر فروخت کے متعدد بازاروں میں بیک وقت کاروبار کرنا شامل ہوتا ہے۔ ایکسل کے ساتھ، آپ کو مختلف سیلز چینلز کے لیے متعدد انوینٹری ورک بکس بنانا اور ان کا نظم کرنا ہوگا اور انہیں قابل اعتماد اور تازہ ترین رکھنے کی کوشش کرنی ہوگی۔
ایک انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر تمام چینلز کو ضم کرکے عمل کو آسان بناتا ہے۔ آپ کو انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ساتھ اتنے بڑے پیمانے پر ڈیٹا کا انتظام کرنے کی پریشانی سے گزرنا نہیں پڑے گا، کیونکہ یہ خود بخود ڈیٹا اکٹھا کرے گا اور ریئل ٹائم انوینٹری ٹریکنگ فراہم کرے گا۔
ایکس بکس 1 کنٹرولر کو کیسے مطابقت پذیر بنائیں۔
4. آسان پیشن گوئی اور منصوبہ بندی
ایکسل انوینٹری مینجمنٹ اپنی دستی ان پٹ نوعیت کی وجہ سے جو کچھ ہو رہا ہے اس سے پیچھے ہے۔ آپ کی اسپریڈشیٹ انوینٹری اور گودام کی انوینٹری کے درمیان یہ فرق مؤثر پیشن گوئی، منصوبہ بندی اور فیصلہ سازی میں ایک اہم رکاوٹ بن جاتا ہے۔ بالآخر، کاروبار مارکیٹ کے بڑھتے ہوئے مطالبات کو پورا کرنے کے لیے جدوجہد کرتے ہیں اور خودکار حل استعمال کرنے والی کمپنیوں کے ساتھ مقابلہ کرنے میں ناکام رہتے ہیں۔
انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال ریئل ٹائم انوینٹری ڈیٹا کے ساتھ اس فرق کو دور کرتا ہے۔ کسی بھی وقت، آپ متعدد مقامات پر اپنی انوینٹری کی سطحوں، خریداری کے آرڈرز اور مزید بہت کچھ سے واقف ہوتے ہیں۔ قابل رسائی ریئل ٹائم ڈیٹا کی مدد سے پیشن گوئی اور منصوبہ بندی آسان اور زیادہ درست ہو جاتی ہے۔
5. کردار پر مبنی رسائی کے ساتھ ڈیٹا سیکیورٹی میں اضافہ
ایکسل کے برعکس، انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر کردار پر مبنی رسائی فراہم کرتا ہے۔ منتظمین مختلف اجازتوں اور رسائی کی سطحوں کے ساتھ کردار تفویض کر سکتے ہیں۔
ایک گودام مینیجر، مثال کے طور پر، دستیاب ڈیٹا تک رسائی، رپورٹیں تیار کرنے، آرڈر دینے اور مزید بہت کچھ کرنے کی اجازت کے ساتھ سافٹ ویئر تک مکمل رسائی حاصل کر سکتا ہے۔ ایک ہی وقت میں، ڈیٹا انٹری کلرک صرف ڈیٹا انٹری اسکرینوں تک رسائی حاصل کرسکتا ہے۔
کردار پر مبنی رسائی کمپنی کا درجہ بندی بنانے اور برقرار رکھنے میں مدد کرتی ہے اور کمپنی کی حساس معلومات کی حفاظت کو بہتر بناتی ہے۔ مزید یہ کہ، اس سے یہ معلوم کرنے میں مدد ملتی ہے کہ سسٹم میں کیا تبدیلیاں کی گئیں، کس نے کیں، اور کب۔ یہ جوابدہی کو بڑھاتا ہے اور رازداری کی خلاف ورزیوں اور دھوکہ دہی کے امکانات کو کم کرتا ہے۔
انوینٹری مینجمنٹ ایپس آپ کے کاروبار کو بڑھانے میں مدد کرتی ہیں۔
ایکسل عام طور پر چھوٹے کاروبار کے لیے کافی ہوتا ہے، خاص طور پر اگر اس کے پاس خصوصی ایپس اور خدمات پر خرچ کرنے کے لیے نقد رقم نہ ہو۔ تاہم، جب آپ کا کاروبار بڑھ رہا ہو تو یہ اسکیل ایبلٹی میں رکاوٹ ہے۔ لہذا، ایک وقت آئے گا جب نمایاں مسائل پیدا ہوں گے۔ جب ایسا وقت آتا ہے، خصوصی انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر حل کا حصہ ہوتا ہے۔
انوینٹری مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ساتھ، کاروبار عمل کو خودکار بنا کر، انسانی غلطی کو دور کر کے، اور تعاون کو بہتر بنا کر اپنی انوینٹری کو بہتر طریقے سے منظم کر سکتے ہیں۔ آٹومیشن، تاہم، انوینٹری مینجمنٹ تک محدود نہیں ہونا چاہیے۔ کمپنیوں کو ہمیشہ کاروبار کے مختلف پہلوؤں کو خودکار بنا کر کارکردگی اور منافع کو بہتر بنانے کی کوشش کرنی چاہیے۔