ای میل میں معافی مانگنے اور معذرت کا طریقہ: پیشہ ورانہ طریقہ

ای میل میں معافی مانگنے اور معذرت کا طریقہ: پیشہ ورانہ طریقہ

ہر کوئی کبھی کبھی پیچھا کرتا ہے۔ ہماری کوشش کریں ، کوئی بھی کامل نہیں ہے۔ جب آپ کوئی غلطی کرتے ہیں جس سے کسی اور کو تکلیف پہنچتی ہے ، تو معافی مانگنا مناسب ہے۔



اگرچہ آپ کو اکثر ذاتی طور پر معافی مانگنے کی ضرورت ہوگی ، بعض اوقات آپ ترجیح دے سکتے ہیں یا یہ کہہ سکتے ہیں کہ آپ ای میل کے ذریعے معذرت خواہ ہیں۔ آئیے دیکھتے ہیں کہ کس طرح پیشہ ورانہ طور پر ایک ای میل میں معافی مانگنی ہے تاکہ آپ اس صورتحال کو بہترین بنانے میں مدد کرسکیں۔

مناسب معافی ای میل کے تین اجزاء۔

تصویری کریڈٹ: سینڈفین/ فلکر





اگرچہ کوئی عالمگیر نمونہ نہیں ہے ، معذرت کے لیے عام طور پر قبول شدہ معیار میں تین حصے شامل ہیں:

  1. تسلیم کرنا۔ کہ آپ نے کچھ غلط کیا ہے۔
  2. پچھتاوا محسوس کرنا۔ آپ کے اعمال اور وجود کے لیے ہمدرد یہ سمجھنے کے لیے کہ وہ دوسرے شخص کو کس طرح تکلیف پہنچاتے ہیں۔
  3. معاوضہ ، جہاں آپ صورتحال کو درست کرتے ہیں۔

ہم ان تینوں عناصر میں سے ہر ایک پر نظر ڈالیں گے جب ہم ای میل میں معذرت کہنے کے طریقے سے گزرتے ہیں۔



اپنی معافی کا ای میل کیسے کھولیں

اس سے پہلے کہ آپ اصل معافی نامہ بنانا شروع کریں ، آپ کو اس شخص کو مخاطب کرنا ہوگا جسے آپ لکھ رہے ہیں۔ یہ شخص سے آپ کے تعلقات کے لحاظ سے بہت مختلف ہوگا۔

آئیے فرض کریں کہ آپ نے پیشہ ورانہ صورتحال میں غلطی کی ہے اور آپ کو اپنے مالک کو معافی کا ای میل بھیجنے کی ضرورت ہے۔ ایک مثال کے طور پر ، ہم کہیں گے کہ آپ وقت پر ایک اہم کام مکمل کرنے میں ناکام رہے ، جس کی وجہ سے اس منصوبے میں ہر کسی کے لیے تاخیر ہوئی۔

متعلقہ: بہتر ای میل اور ٹیکسٹ کمیونیکیشن کے لیے ان غلطیوں سے بچیں۔

اس صورت میں ، ایک مناسب سلام 'محترم [نام] ،' ہو گا۔ اگر آپ کسی دوست سے معافی مانگ رہے تھے تو 'ہیلو [نام]' یا 'ہیلو [نام]' جیسی چیز زیادہ موزوں ہوگی۔

معافی ای میل کے موضوع لائن کے بارے میں مت بھولنا. جب آپ نے کسی پر ظلم کیا ہے تو ، وہ آپ کی طرف سے ای میل آتے دیکھ کر خوش نہیں ہوں گے۔

موضوع کی لائن میں 'برائے مہربانی میری معذرت قبول کریں' یا 'میں مخلصانہ طور پر معذرت چاہتا ہوں' ڈالنا شروع سے ہی یہ واضح کرنے کا ایک اچھا طریقہ ہے کہ آپ کا پیغام کیا ہے۔ ای میل مخففات استعمال کرکے ہوشیار ہونے کی کوشش نہ کریں۔ اسے سیدھا رکھیں تاکہ وہ جان سکیں کہ آپ کے پیغام میں کیا ہے۔

اپنی غلطی کو تسلیم کرنا۔

تصویری کریڈٹ: stevanovicigor/ ڈپازٹ فوٹو۔

اب جب کہ آپ نے افتتاحی کام مکمل کر لیا ہے ، اب وقت آگیا ہے کہ معافی کا پہلا اہم حصہ ہو۔ یہاں آپ کو واضح طور پر اس مسئلے کی نشاندہی کرنے کی ضرورت ہے جو ہوا۔ آپ نے جو کچھ کیا اس کا مالک کسی اور پر الزام لگانے کی کوشش نہ کریں یا جو کچھ ہوا اس کے لیے عذر نہ بنائیں۔

یہاں کی ایک مثال ہے۔ کیا نہیں کرنا آپ کی معافی ای میل میں:

اگرچہ میں جانتا ہوں کہ میں نے ایک اہم ڈیڈ لائن چھوٹ دی ہے ، یہ واقعی میری غلطی نہیں ہے۔ میں پال کے ساتھ اس پروجیکٹ پر کام کر رہا تھا ، اور اس نے مجھ سے غیر متعلقہ سوالات کا ایک گروپ پوچھ کر میرا بہت زیادہ وقت ضائع کیا۔ میرا کمپیوٹر بھی پورے ہفتے میں منجمد رہا اور آئی ٹی ابھی تک اسے دیکھنے کے قابل نہیں تھا۔ تو یہ سب میری وجہ سے نہیں ہے۔

آپ آئی ٹیونز گفٹ کارڈ سے کیا خرید سکتے ہیں؟

یہاں تک کہ اگر مذکورہ بالا سب سچ ہے ، اس سے اچھی معافی نہیں ملتی ہے۔ اس حصے کو غلطی میں اپنی ذمہ داری کو تسلیم کرنے کی ضرورت ہے۔

اس طرح کچھ زیادہ بہتر ہے:

میں سمجھتا ہوں کہ میں نے ایک اہم آخری تاریخ کھو دی ہے۔ یہ پروجیکٹ ہمارے محکمہ کے لیے واقعی اہم تھا ، اور آپ نے مجھ پر اعتماد کیا کہ اسے بروقت مکمل کریں۔ میں جانتا ہوں کہ اس کام کو وقت پر مکمل کرنے میں میری ناکامی نے منصوبے کی تکمیل میں تاخیر کی ہے۔ یہ ہماری ٹیم کی خراب عکاسی کرتا ہے ، اور میں اس کے لیے معذرت خواہ ہوں۔

یہاں آپ نے واضح طور پر بیان کیا ہے کہ آپ نے کیا غلط کیا ہے ، اسے کم کرنے یا اس سے بچنے کی کوشش کیے بغیر۔ یہ معافی مانگنے کا ایک حصہ ہے جو آج اکثر یاد آتا ہے۔

آپ نے جو کچھ کیا اس پر ندامت کا اظہار۔

اب جب کہ آپ نے اپنی غلطی واضح طور پر بیان کر دی ہے ، آپ کو جو کچھ ہوا اس کے لیے تضاد دکھانے کی ضرورت ہے۔ اس بات کو ذہن میں رکھیں کہ آپ نے جو کچھ کیا ، کم از کم ، دوسرے شخص کو تکلیف ، مایوسی اور دیگر منفی جذبات کا باعث بنا۔ پیشہ ورانہ ترتیب میں ، اس کی وجہ سے وہ وقت ، پیسہ ضائع کر سکتے ہیں ، یا اپنے اعلی افسران کے ساتھ پریشانی میں پڑ سکتے ہیں۔

اس بات کو واضح کریں کہ آپ صورت حال کے بارے میں پچھتاوا محسوس کرتے ہیں۔ اپنے آپ کو ان کے جوتوں میں ڈالنے کی کوشش کریں اور سمجھیں کہ آپ کے اعمال نے انہیں کیسا محسوس کیا۔ یہاں اپنے رویے کی وضاحت پیش نہ کریں ، یا یہ نہ کہیں کہ آپ جو کچھ کرتے ہیں اس کے بارے میں آپ کو افسوس ہے کہ وہ ایسا محسوس کرتے ہیں۔

معافی مانگنے کا مقصد ٹوٹے ہوئے رشتے کو ٹھیک کرنا ہے نہ کہ یہ ثابت کرنا کہ آپ ہر وقت ٹھیک تھے۔

معافی کے اس حصے کو فریم کرنے کا ایک مثال یہ ہے:

میں مخلصانہ معذرت چاہتا ہوں کہ میں نے اپنی ذمہ داریاں پوری نہیں کیں اور جو کام آپ نے مجھے سونپا تھا اسے وقت پر مکمل کیا۔ اس ناکامی کا کوئی بہانہ نہیں۔ مجھے یہ جاننا پسند نہیں ہے کہ میں نے اپنی ٹیم کو مایوس کیا ، اور خوفناک محسوس کیا کہ اس سے کلائنٹ سے ملتے وقت آپ کو شرمندگی ہوئی۔

ہمدردی کا اظہار آپ کی معافی کی صداقت دیتا ہے۔ یہ آپ کو ایک لمحے کے لیے اپنے نقطہ نظر کو بھولنے میں مدد کرتا ہے اور دیکھتا ہے کہ کوئی اور کس کے ساتھ پیش آرہا ہے۔

گوگل پر بطور ڈیفالٹ اکاؤنٹ کیسے سیٹ کریں۔

اپنی غلطی کو درست کرنا۔

الفاظ اہم ہیں ، لیکن اعمال بہت زیادہ وزن اٹھاتے ہیں۔ یہ ظاہر کرنے کے لیے کہ آپ نے جو کہا اس کا مطلب ہے ، ترمیم کرنا ضروری ہے۔ کارروائی کرنے سے یا تو صورت حال درست ہو جائے گی (اگر ممکن ہو) ، یا یہ دکھائیں کہ آپ اپنی پوری کوشش کریں گے کہ دوبارہ وہی غلطی نہ کریں۔

ڈیڈ لائن گم ہونے کی ہماری مثال کو جاری رکھتے ہوئے ، اس طرح کی کوئی چیز معافی ای میل کے بحالی کے حصے کے طور پر کام کر سکتی ہے۔

مستقبل میں ، ڈیڈ لائن کی گمشدگی سے بچنے کے لیے ، میں آپ سے پیشگی بات کروں گا اگر مجھے تشویش ہے کہ میں وقت پر کچھ نہیں کر پاؤں گا۔ میں اس بات سے زیادہ آگاہ رہوں گا کہ اہم منصوبے مجھے کتنا وقت دیتے ہیں ، اور دفتر کے باہر اضافی گھنٹوں کو اس بات کو یقینی بنانے کے لیے تیار ہوں کہ وہ مکمل ہو جائیں۔ ایسا دوبارہ نہیں ہوگا۔

کچھ حالات میں ، آپ کو معلوم نہیں ہوگا کہ اپنے رویے کے لیے کیا پیش کرنا ہے۔ اگر ایسا ہے تو ، آپ صرف یہ پوچھ سکتے ہیں کہ 'میں اس کو درست کرنے کے لیے کیا کر سکتا ہوں؟'

سب سے اہم بات یہ دکھانا ہے کہ آپ مستقبل میں ایک ہی مسئلے کو دوبارہ ہونے سے روکنے کے لیے مختلف طریقے سے کام کرنے والے ہیں۔

اپنی معافی ای میل کو کیسے بند کریں۔

اب آپ کو صرف پیغام کو سمیٹنا ہے۔ یہ کافی آسان ہے ، لیکن اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ لہجہ کو مناسب رکھیں۔ آپ کو معافی کا پیغام پڑھنے کے لیے وصول کنندہ کا شکریہ ادا کرنا چاہیے اور ان کے لیے نیک خواہشات کا اظہار کرنا چاہیے۔

مزید پڑھ: پیشہ ورانہ ای میل کو ختم کرنے کا بہترین طریقہ۔

یہ ایک اچھا خیال بھی ہو سکتا ہے کہ ان کو مدعو کریں کہ آپ نے مزید کیا کہا۔ یہ ظاہر کرتا ہے کہ آپ مخلص ہیں اور اضافی ڈائیلاگ کے لیے کھلے ہیں۔

اپنی پیشہ ورانہ معافی ای میل کو بند کرنے کا ایک طریقہ یہ ہے:

یہ پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ۔ اگر کوئی ایسی بات ہے جس کے بارے میں آپ مزید بات کرنا چاہتے ہیں تو براہ کرم مجھ سے رابطہ کریں تاکہ ہم اس کے ذریعے کام کر سکیں۔

مخلص ، [آپ کا نام]

کیلنڈر سے ایونٹ کو کیسے حذف کریں

اگر آپ 'مخلصانہ' استعمال نہیں کرنا چاہتے تو دیگر رسمی بندشیں جیسے 'نیک تمنائیں' بھی کام کریں گی۔ آپ کو 'معذرت کے ساتھ' یا اس جیسی کوئی بات کہنے کی ضرورت نہیں ہے ، کیونکہ آپ نے پوری ای میل مناسب طریقے سے معافی مانگنے میں صرف کی ہے۔

کیا ای میل معافی کا صحیح ذریعہ ہے؟

ہم ایک ای میل میں پیشہ ورانہ طور پر معافی مانگنے کے طریقے سے گزر چکے ہیں۔ لیکن اس سے پہلے کہ آپ اپنا پیغام لکھنا شروع کریں ، آپ کو غور کرنا چاہیے کہ ای میل معافی کے لیے صحیح ذریعہ ہے یا نہیں۔

جب معافی کی بات آتی ہے تو ای میل کے یقینی طور پر فوائد ہوتے ہیں۔ چونکہ وقت کی کوئی پابندی نہیں ہے ، آپ اپنے خیالات کو واضح اور براہ راست طریقے سے تحریر کرسکتے ہیں۔ اگر فوری معافی کا حکم ہے تو ، ای میل کرنے سے آپ مختصر وقت میں ان سے رابطہ کرسکتے ہیں اگر ذاتی طور پر ملنا کوئی آپشن نہیں ہے۔ اور ذاتی معذرت کے برعکس ، آپ کو بے ساختہ ہونے کی ضرورت نہیں ہے اور دوسرا شخص جو کہتا ہے اس پر رد عمل ظاہر کرتا ہے۔

لیکن یہ سب اچھا نہیں ہے۔ ای میل ذاتی طور پر (یا فون کال) معافی سے کم ذاتی ہے۔ آپ کی کمپنی کے سیٹ اپ پر انحصار کرتے ہوئے ، ای میل بھیجنا بزدلی کی صورت میں سامنے آ سکتا ہے اگر ذاتی طور پر پیش ہونا ممکن ہو۔ جب آپ کو کسی چیز کے لیے معافی مانگنی ہو تو پردے کے پیچھے نہ چھپیں۔

غلطیوں کو دور کرنے کے لیے ای میل معافی۔

مناسب طریقے سے معافی مانگنا زندگی کا ایک قیمتی ہنر ہے۔ ہر کوئی نہیں جانتا کہ اسے کیسے کرنا ہے ، اور بری معافی دوسرے شخص کو پہلے سے بھی زیادہ مایوس محسوس کر سکتی ہے۔ ای میل میں معذرت کہنے کے لیے اس بنیادی گائیڈ کا استعمال کریں اور آپ مرمت شدہ تعلقات کی طرف گامزن ہوں گے۔

یاد رکھیں کہ معافی کا حتمی ہدف ٹوٹے ہوئے اعتماد کو دوبارہ بنانا ہے۔ آپ نے کچھ غلط کیا ہے ، اور مندرجہ بالا تین اہم اقدامات یہ ہیں کہ آپ اس کے مالک کیسے ہیں اور اسے درست کرتے ہیں۔ اپنے بارے میں معذرت نہ کریں۔

تصویری کریڈٹ: nito/ شٹر اسٹاک۔

بانٹیں بانٹیں ٹویٹ ای میل۔ پیشہ ورانہ ای میل لکھنے کے 5 طریقے جو وقت اور کوشش کو بچاتے ہیں۔

پیشہ ورانہ ای میلز لکھنا جاننا مہارت ہے جو وقت بچاتا ہے اور جوابات حاصل کرتا ہے۔ ان ای میلز ٹیمپلیٹس کو آپ کی مدد کرنے دیں۔

اگلا پڑھیں۔
متعلقہ موضوعات۔
  • پیداوری
  • تجاویز لکھنا۔
  • ای میل ٹپس۔
  • آن لائن آداب۔
  • ریموٹ کام۔
  • پروفیشنل نیٹ ورکنگ۔
مصنف کے بارے میں بین سٹیگنر۔(1735 مضامین شائع ہوئے)

بین MakeUseOf میں ڈپٹی ایڈیٹر اور آن بورڈنگ منیجر ہیں۔ اس نے 2016 میں مکمل وقت لکھنے کے لیے اپنی آئی ٹی نوکری چھوڑ دی اور کبھی پیچھے مڑ کر نہیں دیکھا۔ وہ سات سالوں سے ٹیک ٹیوٹوریلز ، ویڈیو گیم کی سفارشات ، اور ایک پیشہ ور مصنف کی حیثیت سے بہت کچھ احاطہ کرتا رہا ہے۔

بین سٹیگنر سے مزید

ہماری نیوز لیٹر کو سبسکرائب کریں

ٹیک ٹپس ، جائزے ، مفت ای بکس ، اور خصوصی سودوں کے لیے ہمارے نیوز لیٹر میں شامل ہوں!

سبسکرائب کرنے کے لیے یہاں کلک کریں۔